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在多维表格中新建文档页

在多维表格中新建文档页

本文阅读时长:8 分钟
一、功能简介
你可以在多维表格中新建文档页,添加文字内容作为多维表格的使用说明。无需创建一个单独的文档或频繁切换文件界面,就可以为多维表格添加“说明书”。
文档页支持独立文档的绝大部分能力,满足编辑、排版、插入多样内容的需求。
:在多维表格中新建的文档,会作为一个独立的文档同步被创建至新建者的“我的空间”,支持单独设置文档权限。在多维表格内新建文档页的人,即为该文档的所有者。
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常用场景
  • 使用说明:针对复杂的多维表格,文档页可用于说明操作方法、使用方式及注意事项等。
  • 信息收集:使用多维表格收集信息时,新增文档页用于说明背景和填报要求,提升填写规范性。
  • 重点信息记录:将常用或需重点同步的信息放在文档页内,多维表格的使用者均可方便查阅。
  • 复盘汇报:通过文档页,对数据或项目进展进行文本性的说明与总结,便于进行复盘或汇报。
权限说明
权限
详细说明
文档页的可见性
所有可访问多维表格的用户(至少对一个数据表或仪表盘拥有可阅读及以上的权限),均可在左侧侧边栏看到文档标签页。点击文档页后是否能阅读文档内容,则取决于文档本身的可阅读权限设置。
若无权限访问任何数据表或仪表盘,则同样无法看到文档页。
文档页与高级权限
目前无法针对文档页进行单独的高级权限设置。
在多维表格内新建、移除、重命名文档页
多维表格的所有者 & 拥有可管理权限的用户可以进行新建、移除和重命名(无论是否开启高级权限)。
文档页的编辑和阅读权限
与多维表格的可编辑或可阅读权限无关,取决于文档本身的可阅读/可编辑的权限设置。
示例 1:多维表格可阅读、文档可编辑 -> 可以编辑文档;多维表格可编辑、文档可阅读 -> 不能编辑文档。
示例 2:多维表格为互联网可阅读,文档为组织内可阅读 -> 组织外用户无法看到文档内容。
创建副本和导出
  • 创建副本:创建的多维表格副本中,默认包含文档的标签页。但文档内容是否能被同步创建副本,则取决于文档本身的“可创建副本”的权限设置。
示例 1:有权限创建多维表格副本、有权限创建文档副本:多维表格副本中自动包含文档副本(文档标签页及文档内容)。
示例 2:有权限创建多维表格副本,但无权限创建文档副本:多维表格副本中不包含文档副本(文档标签页及文档内容均不可见)。若需获取文档内容,可在获得创建文档副本的权限后再次创建多维表格副本,或尝试自行复制粘贴。
  • 导出多维表格时,不包含文档。若需导出文档,则需通过文档页工具栏的 ··· > 下载为 单独导出。
二、操作说明
  1. 新建文档页
在多维表格文件界面,点击左下角的 新建文档。左侧侧边栏中会生成一个文档页。
多维表格的所有者和拥有可管理权限的用户可以新建文档页。
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在多维表格中新建的文档,会作为一个独立的文档同步被创建至新建者的“我的空间”。在多维表格内新建文档页的人,即为该文档的所有者。
该文档会默认开启链接分享,权限默认设置为“组织内获得链接的人可阅读”。
文档页的权限相对独立,更改文档权限不影响其所在的多维表格权限;调整多维表格的可阅读或可编辑权限,也不会影响文档页。
  1. 编辑文档页
多维表格内的文档页支持独立文档的绝大部分功能,你可以便捷地进行内容编辑和格式调整,并插入多样内容。
:多维表格内的文档页不支持独立接入的外部组件功能(ISV Block),具体包括信息收集、日程、PlantUML、订阅号文章、倒计时、文档小组件。同时,在多维表格的文档页中 @ 提及他人时,暂不支持点击查看人员信息。
文档页内容的可编辑权限取决于文档本身的权限设置,与多维表格权限无关。
  1. 重命名及移除文档页
多维表格的所有者和拥有可管理权限的用户可以重命名、移除文档页。
  • 重命名文档页:
在侧边栏中右键点击文档页,或鼠标悬浮至文档页后点击 按钮,选择 重命名
在侧边栏修改的文档页名称不会同步至文档内的标题;同样,修改文档标题也不会改变侧边栏中的文档页的名称。
  • 移除文档页:
在侧边栏中右键点击文档页,或鼠标悬浮至文档页后点击 按钮,选择 移除文档
在多维表格中移除的文档不会被彻底删除,创建者仍可以在“我的空间”内独立访问该文档。若需删除此文档,需在“我的空间”内进行操作。
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:当文档页没有被移除时,如果独立的文档文件在云空间被删除但仍在回收站内,文档所有者可以在多维表格里的文档页看到 恢复 按钮,点击即可撤销删除操作,恢复文档内容。
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  1. 文档页工具栏
鼠标悬浮至文档页右上角的 ···,展开下拉列表,可进行“查找和替换”、“下载为”、翻译等操作,还可以设置文档密级(若有)和文档权限,查看文档信息、历史记录、历史评论等。上述功能均与独立文档一致。
文档页的权限设置独立于其所在的多维表格的权限,此处的“文档权限”仅应用于文档页本身。
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:点击文档工具栏的 ··· > 文档权限 > 管理协作者,你可以设置协作者的权限、添加协作者。点击返回,可调出分享面板,设置是否开启链接分享、文档的可阅读/可编辑范围等。
三、常见问题
问:每个多维表格可包含多少个文档页?
答:目前同一多维表格内仅可添加 10 个文档页。
问:在多维表格中创建的文档页是独立的文档吗?
答:是。在多维表格中新建的文档,会作为一个独立的文档同步被创建至新建者的“我的空间”,支持单独设置文档权限。在多维表格内新建文档页的人,即为该文档的所有者。关于文档和多维表格之间的权限关系,请查看上文的“权限说明”。
问:谁可以在多维表格中新增、移除、重命名文档页?
答:多维表格的所有者,及其他拥有该多维表格可管理权限的用户。
问:谁可以阅读和编辑多维表格中的文档页?
答:取决于文档自身的可阅读或可编辑权限设置,和多维表格权限无关。有关分享云文档阅读、编辑或管理权限的具体信息,请参考分享云文档
问:创建的多维表格副本,是否会包含文档页的副本?
答:创建的多维表格副本中,默认包含文档的标签页,但文档内容是否能被同步创建副本,则取决于文档本身的“可创建副本”的权限设置。
  • 有权限创建多维表格副本,且有权限创建文档副本:正常创建,多维表格副本中自动包含文档副本(文档标签页及文档内容);
  • 有权限创建多维表格副本,但无权限创建文档副本:多维表格副本中不包含文档副本(文档标签页及文档内容均不可见)。若需获取文档内容,可在获得创建文档副本的权限后再次创建多维表格副本,或尝试自行复制粘贴。
问:在多维表格中移除文档,是否会删除该文档?
答:不会。在多维表格中创建文档页时,文档会同步创建至“我的空间”;在多维表格中移除文档页时,文档不会被彻底删除、仍可以在“我的空间”内查看。若需删除文档,请在“我的空间”内进行操作。
问:为什么多维表格中的文档页会显示“你访问的内容已被删除”?
答:这是由于独立的文档文件在云空间内被删除。
问:被删除的文档是否可以恢复?
答:当文档页没有被移除时,如果独立的文档文件在云空间被删除但仍在回收站内文档所有者可以在多维表格里的文档页看到 恢复 按钮,点击即可撤销删除操作,恢复文档内容。
问:为什么我无法将文档权限设置为“允许文档被分享到组织外”?
答:请检查是否有文档密级的限制。若有,需先将文档密级调整为允许对外分享的密级,才可以开启“允许文档被分享到组织外”,并进一步将可见范围设置为互联网可阅读/可编辑。
问:是否支持将已有的文档添加到多维表格中?
答:不支持。
作者Lark 帮助中心
最后更新于2024-12-05
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