一、功能简介
在文档中,你可以新建多维表格模块,也可以关联已有的多维表格文件,便于进行展示、汇报总结、同步进展等,实现数据在文档和多维表格之间的贯通。
在文档中新建的多维表格也可以单独打开,在独立的多维表格文件页面进行操作,可完整使用高级权限、自动化流程等高级功能。
在文档中关联已有的多维表格文件,可实现数据的双向同步:在一侧进行的编辑和配置都会实时同步至另一侧,并保留高级权限、自动化流程等已有的设置。
注:文档中插入的多维表格不支持按钮字段。文档中插入的新的空白多维表格,不支持创建按钮字段;文档中插入的已有的多维表格,即便已有按钮字段且配置好了自动化流程,在文档中也无法点击。
同步效果展示
以下 2 种方式都可以实现独立多维表格与文档中多维表格的数据双向同步:
- 在文档中插入已有的多维表格。
- 将文档中的多维表格模块转为独立的多维表格文件。
文档与多维表格实现关联后的同步效果如下:
常见使用场景
- 展示和汇报:以多维表格的形式展示数据内容,或直接插入已有的多维表格,便于在文档中查看和汇报。
- 同步协作:文档中关联的多维表格可实现数据实时同步,多方协作结果实时展示,提高效率。
二、操作说明
- 在文档中新建多维表格
新建多维表格
将鼠标悬停在空白行左侧,在 + 工具栏选择 多维表格,并选择要新建的视图类型:表格视图、看板视图、甘特视图 或 画册视图。
注:无论选择何种视图,都将为你创建具备同样功能的多维表格。唯一区别在于新建多维表格时的默认视图类型。
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切换视图类型
点击多维表格左上角的视图名称,选择 新建 并选择表格、看板、甘特 或 画册视图,将以不同视图形式展现信息。
注:在任何视图中修改信息,都将同步修改其他视图中的内容。
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转为独立的多维表格文件
在插入的多维表格右上角,点击 在多维表格中打开 按钮,可将其转为独立的多维表格文件,在保留已协作填写的数据的情况下,使用多维表格的完整功能。
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在文档中,多维表格模块被转为独立文件后,左上角将显示多维表格的文件名称,点击可跳转至独立界面进行自动化流程、高级权限等更多设置。
有文档可编辑权限的用户,都可以将文档中的多维表格转为独立的多维表格文件。
原文档的所有者就是该独立多维表格文件的所有者。
多维表格的权限配置与转换时的文档的权限配置完全一致。转换完成后,二者的权限设置将不再同步,互相独立。
根据文档存储位置的不同,被转为独立文件的多维表格的存储位置如下:
- 若当前文档存储在知识库内,则转为的独立多维表格将成为当前文档的子文档。
- 若文档存储在云空间内,则转为的独立多维表格同样存储在云空间。
- 在文档中关联已有的多维表格
在文档中,你可选择关联的多维表格包括:
- 未开启高级权限、且你有权限“查看、添加、移除协作者”的独立多维表格。
- 开启了高级权限的、你拥有可管理权限的独立多维表格。
- 注:需对整个多维表格拥有可管理权限,即需要在多维表格的分享界面内将协作者权限设置为“可管理”。
若多维表格文件中存在多个数据表,目前仅支持一次关联一个数据表,暂不支持一次性插入多个数据表或插入整个多维表格。同时,同一个数据表仅能在同一文档内插入一次,暂不支持同一数据表不同视图的同时展示;若需查看不同视图,需切换视图类型。
目前暂不支持插入个人视图;暂不支持插入表单视图和日历视图。
通过插入进行关联
将鼠标悬停在空白行左侧,在 + 工具栏选择 多维表格 > 关联已有多维表格,选择要插入的数据表。该数据表包含的所有视图都会被关联。
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通过粘贴链接进行关联
将某个视图的链接粘贴至文档,会自动展开为多维表格的样式并实现关联。该视图所属的数据表会被整体粘贴至文档中,你可以通过切换视图来查看同一数据表的其他视图。
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将整个多维表格的链接粘贴至文档,点击 显示为展开,可进一步选择该多维表格中的某个数据表来进行关联。
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三、常见问题