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同步审批数据到多维表格

同步审批数据到多维表格

本文阅读时长:5 分钟
一、功能简介
你可以将 Lark 审批中的信息同步至多维表格中,在多维表格中周期性自动存档审批记录,高效管理审批信息。
常见使用场景:
  • 费用报销管理:将员工不定期提交的费用报销审批同步至多维表格中,报销核准后,可直接依据多维表格中的数据进行报销支付及费控分析。
  • 立项审批管理:将审批完成的新项目数据同步至多维表格中,在多维表格中进行进度跟踪、分析和存档。
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二、操作流程
进入多维表格,在左下角点击 从其他数据源同步,在弹出的数据源界面,选择 Lark 审批
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点击 开始配置 按钮,按需选择审批流程作为数据源,选择待同步的时间范围,点击 下一步
:若选择的时间范围中的开始日期,早于审批首次发起的时间,则时间范围以审批发起时间为准。
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接下来,按需求选择待同步的字段及是否自动同步即可。如果被同步的部分字段内含有多项明细数据,可选择拆分同步或合并同步。若开启自动同步,数据源的更新将按每小时自动同步至当前数据表。
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点击 保存并同步 后,多维表格中将自动生成一个带闪电标识的数据表,并自动同步所选时间范围内的审批数据。
:数据表名称默认与审批流程一致,可自行重命名。
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管理数据同步:
  • 重命名:点击同步后的数据表右侧 按钮,点击 重命名 并完成命名操作。
  • 复制数据表:点击同步后的数据表右侧 按钮,点击 复制数据表 即可,复制后的数据表将变为普通数据表,不支持自动同步源数据。
  • 同步数据:如需手动同步数据,可点击同步后的数据表右侧 按钮,点击 同步数据
  • 同步配置:如需调整同步的字段、同步的时间范围,可点击同步后的数据表右侧 按钮,点击 同步配置
  • 移除配置:点击同步后的数据表右侧 按钮,点击 移除配置,移除后同步表将变为普通数据表并保留已有数据,不再同步源数据。
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三、应用案例
此处以合同申请的场景为例,介绍如何同步审批数据。在合同签订过程中,对合同的制定、签署、盖章、审核进行程序性管理,并将审批后的合同信息同步至多维表格,有助于企业分析合同衍生的业务数据,同时也便于管理合同签订后的执行进度。
  1. 配置审批流程:使用 Lark 桌面端,通过工作台或搜索,进入 审批 应用。在审批应用右上角,点击进入 管理后台。按需完成合同申请流程的配置。
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  1. 设置数据同步:在多维表格中点击左下角 从其他数据源同步 按钮,在数据源配置界面点击 Lark 审批
  1. 在审批流程中选择“合同申请”,并选择时间范围,点击 下一步
  1. 选择需同步的字段及是否自动同步,点击 保存并同步
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  1. 管理数据同步:同步后的信息将自动存储为数据表,并以审批流程的名字命名。如需调整配置,可点击数据表右侧 按钮。
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四、常见问题
问:在多维表格中支持同步哪些审批数据?
答:
  • 成员:在自己具有提交权限的审批范围中,可添加自己提交的、审批的、办理的、被抄送的审批数据。
问:同步到多维表格中的审批数据,是否支持编辑?
答:不支持。
问:审批中的数据更新后会自动同步到多维表格中吗?
答:开启自动同步后,数据更新将每小时自动同步到多维表格中;同时支持点击数据表名称右侧 图标 > 同步数据 进行手动同步。
问:在一个多维表格中是否支持同步多个审批流程?
答:支持,多个审批流程可同步为一个多维表格中的不同数据表。
问:未完成的审批撤回后再次发起,是否会同步多个审批记录?
答:是,未完成的审批撤回后,该审批流程仍会被同步至多维表格中。
问:未完成的审批,是否会同步至多维表格中?
答:是,只要审批发起,无论是否完成审批,该审批流程都会被同步至多维表格中。
问:审批撤回后再次提交,是否会同步至多维表格中?
答:是,审批撤回后若再次提交,该审批流程都会被同步至多维表格中。
问:若审批管理员或多维表格管理员离职,是否会影响数据同步?
答:不影响,数据会持续按照配置进行正常同步。
问:同步完成后,是否可以修改多维表格名称或字段名称?
答:同步设置完成后,不建议修改多维表格名称及字段名称。数据首次同步时,系统会匹配多维表格名称及字段名称,修改后可能造成数据无法匹配,导致同步失败。
问:将审批同步至多维表格后出现多行重复数据怎么办?
答:这可能是因为审批流程中存在明细控件或审批中含有明细数据。遇到这种情况,如无法调整审批流程,可在数据同步完成后移除同步配置,然后手动删除重复数据。
问:同步审批数据到多维表格时,是否有审批流程修改版本的限制?
答:有,支持同步最新 20 次修改的审批版本(一次修改对应一个版本)。例如,一个采购申请,如果在后台修改设置超过了 20 次,则只会同步最新 20 个修改版本的审批数据到多维表格。
作者Lark 帮助中心
最后更新于2024-12-10
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