一、简介
在多维表格自动化流程中，设置相应的触发条件后，可以实现多种自动操作，提升工作效率、优化工作流程。本文主要介绍自动化流程的触发条件和执行操作。
二、信息参考
打开一个多维表格，点击右上角的 自动化 按钮，创建一个自动化流程，即可看到自动化流程的配置界面。
自动化流程的触发条件，是指配置界面左侧“当以下情况发生时”下方的内容，包括“添加新记录时”、“修改记录时”、“新增/修改的记录满足条件时”、“到达记录中的时间时”、“定时触发”、“点击按钮时”、“接收到 webhook 时”。
自动化流程的执行操作，是指配置界面右侧“就执行以下操作”下方的内容。
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- 触发条件
触发条件 | 详细说明 | 示意图 |
添加新记录时 | 当某个数据表中新增了记录时，即可触发后续操作。 必须至少选择一个字段不为空，避免空白记录触发自动化。 注：选择“不为空”的字段时，除按钮字段和由人员字段扩展出的字段之外，其他字段均可被选择。 适用于通过表单收集等形式新增了一条信息后，触发下一步操作的场景，如：当待办清单中新增了一条待办，自动通知对应的负责人。 | 250px|700px|reset |
修改记录时 | 当某个字段的内容发生了变更时，即可触发后续操作。你可以选择“所有记录”或“指定记录”，并勾选需关注的字段。还可以进一步设置触发值。 无论是新建一条记录还是编辑已有的记录，只要是所关注的字段内容有变化，都会触发下一步操作。 不支持关注变更的字段：按钮、自动编号、创建人、创建时间，以及由人员字段扩展出的字段。 适用于某一关键字段的内容发生变化时触发操作的场景，如：进行任务管理时，当进展变更为“已完成”，自动记录完成时间。 | 250px|700px|reset |
新增/修改的记录满足条件时 | 当新增或修改过的某条记录满足了特定的条件时，即可触发后续操作。已有的记录内容满足条件时并不会触发。 除按钮字段外，其余所有字段类型都可作为“设置满足的条件”的条件字段。 注：只有当你设置的字段本身发生变更、且满足了条件时，才会触发自动化流程。其他字段的变更不会触发。这也是“新增/修改的记录满足条件时”和“修改记录时”的区别之一。如果你想监测任意字段的变动，且对某一字段的值有要求，请选择“修改记录时”作为触发条件。 | 250px|700px|reset |
到达记录中的时间时 | 当到达了记录中设置的时间时，即可触发后续操作。 此触发条件为一次性触发，不支持重复、周期性的触发。 只支持选择“日期”字段和“创建时间”字段。 适用于项目管理等明确填写了时间节点的场景。 | 250px|700px|reset |
定时触发 | 在特定的时间触发后续操作。适用于需要周期性、重复触发同一操作的场景。 你可以自定义日期、时间，并自行设置是否重复触发该操作。 注：如果你选择了“自定义重复”并设置了截止日期，那么截止日期当天是不会触发自动化的。例如，如果你希望自动化流程运行到 1 月 28 号、且 28 号当天也同样运行的话，请将截止日期设置为后一天（29 号）。 另外，当你设置触发时间为某个月的 31 日、频次为“每月重复”，如果下个月份没有 31 日，则会跳过这个月、不触发任何自动化流程。针对 2 月份也是同理：如果你设置的每月重复的日期在 2 月份不存在，则 2 月不会触发自动化流程。 | 250px|700px|reset |
点击按钮时 | 当用户点击了多维表格中的按钮时，即可触发后续操作。 此处的“按钮”包括数据表中的“按钮字段”、仪表盘中的“按钮组件”、消息卡片底部的“按钮”。 适用于权限管控较为严格、又需要用户在多维表格内触发操作的场景，如：仅拥有可阅读权限的用户也能通过点击按钮加入某一群组。 | 250px|700px|reset |
通过 webhook 调用多维表格自动化，可实现不同多维表格间、外部系统与多维表格间的数据联动和同步。 外部系统发生变更后，发送 HTTP 请求（POST）至多维表格自动化流程。多维表格自动化流程接收到这个信息后，进一步触发相应的自动化操作。 | 250px|700px|reset |
- 执行操作
大类 | 执行操作 | 详细说明 | 示意图 |
基础操作 | 发送 Lark 消息 |
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| 前提：管理员已为所在企业启用邮箱功能。 自定义收件人、邮件主题和正文，还可以引用多维表格中的附件字段作为邮件附件。 | 250px|700px|reset | |
| 新增记录 | 在多维表格的一个数据表中新增一条记录。点击 设置字段值，可自行设置新增记录中各个字段的内容。 不支持设置的字段类型：自动编号、查找引用、按钮、单向关联、双向关联、创建人、修改人、创建时间、最后更新时间，以及需计算的公式字段和从人员字段扩展出的字段。 除此之外，如果附件、条码、地理位置字段设置了仅移动端可操作，也无法被设置。 | 250px|700px|reset |
| 修改记录 | 修改多维表格中的记录内容。
不支持设置的字段类型：自动编号、查找引用、按钮、单向关联、双向关联、创建人、修改人、创建时间、最后更新时间，以及需计算的公式字段和从人员字段扩展出的字段。 除此之外，如果附件、条码、地理位置字段设置了仅移动端可操作，也无法被设置。 | 250px|700px|reset |
| 配置指令，由 AI 生成文本内容。 支持引用多维表格中的内容，或是引用前置自动化步骤产生的数据，进行润色、总结并生成一段文本。生成的文本内容还可以进一步作为后续的自动化步骤的输入。 | 250px|700px|reset | |
| AI 更新记录 | 仅适用于所选数据表中有 AI 字段、且前置步骤中有具体指定记录的情况。 | 250px|700px|reset |
| 查找记录 | 查找多维表格中符合条件的记录，并将查找到的记录用于后续步骤中。其中：
如果你选择一个查找引用字段作为查找记录的筛选条件，可选逻辑条件只有是否等于、是否包含、是否为空，因此只适用于搜索文本或数字类的值。如果查找引用字段中展示的结果是复选框的对勾，则可能无法被查找到。建议修改为其他可搜索到的文本或数字值来进行替代，或是使用公式将“是否勾选”转换为“true”“false”等。 | 250px|700px|reset |
| 通过 URL 发出网络请求，调用第三方平台来处理数据。 | / | |
| 延迟 | 在上一步之后操作执行之后，延迟指定的时长，再触发下一步操作。 延迟的单位仅支持“分钟”。可设置的延迟时长最长 2 小时、最短 1 分钟。 | 250px|700px|reset |
Lark 应用 | 创建 Lark 日程 | 基于多维表格中的内容，在 Lark 日历上创建一个日程。 可直接在自动化流程中设置日程主题、开始与结束时间、参与人等。 选择日历时，你只能选择你是“管理员”或“编辑者”的日历。 注：通过自动化流程创建的日程默认提前 5 分钟提醒，在自动化配置界面无法修改，需自行在日历的日程详情内进行修改。 | 250px|700px|reset |
| 删除 Lark 日程 | 通过输入日历 ID 和日程 ID，删除之前创建的 Lark 日程。 注：若你没有该日程所在日历的编辑或管理权限，无法删除日程。 日历 ID 和日程 ID 是在“创建 Lark 日程”时产生的变量，因此建议：
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| 创建 Lark 任务 | 基于多维表格中的内容，创建一个 Lark 任务。 可直接在自动化流程中设置任务标题、负责人、截止时间、关注人等信息。 | 250px|700px|reset |
| 创建 Lark 群组 | 基于多维表格中的内容，创建一个 Lark 群组。 可直接在自动化流程中设置群名称、群成员、群主等信息。最多可添加 50 个群成员。 创建的群组可以被填写到群组字段中，也可以被设置为 Lark 消息的接收群组。 | 250px|700px|reset |
| 添加群成员 | 可通过搜索来选择群组、选择想要添加或移除的群成员，也可以选择之前步骤产生的群组或人员数据。右侧示意图以“添加群成员”为例。 | 250px|700px|reset |
| 移除群成员 | | |
自动化插件 | 此处可见的插件类型取决于所在企业的管理员启用了哪些多维表格插件，在此不详细展开。 | | |