I. Giới thiệu
Bạn có thể đặt phạm vi chia sẻ liên kết của thư mục để cho phép người dùng trong tổ chức có thể đọc và chỉnh sửa thư mục ngay khi họ nhận được liên kết, hoặc cho phép bất kỳ ai có liên kết trên internet có thể đọc nó.
Người dùng có thể truy cập thư mục không nhất thiết có thể truy cập tất cả nội dung trong thư mục. Các tài liệu và thư mục con được lưu trữ trong thư mục có thể được đặt với phạm vi chia sẻ riêng biệt. Sau khi mở thư mục, bạn hoặc người khác chỉ có thể nhìn thấy các tài liệu và thư mục con mà bạn có quyền xem.
II. Các bước thao tác
- Mở thư mục và nhấp vào Chia sẻ ở bên phải. Hoặc, trong danh sách thư mục, nhấp vào biểu tượng ••• > Chia sẻ, để mở bảng chia sẻ. Có 4 loại phạm vi chia sẻ liên kết cho thư mục:
- Chỉ cộng tác viên của thư mục mới có thể truy cập qua liên kết: Chỉ những người dùng trong danh sách cộng tác viên mới có thể xem hoặc chỉnh sửa thư mục này.
- Những người trong tổ chức có liên kết có thể xem: Kích hoạt quyền xem cho tất cả thành viên trong tổ chức.
- Những người trong tổ chức có liên kết có thể chỉnh sửa: Kích hoạt quyền chỉnh sửa cho tất cả thành viên trong tổ chức.
- Bất kỳ ai có liên kết có thể xem: Bất kỳ ai có liên kết trên internet đều có thể truy cập thư mục này (Có thể truy cập mà không cần đăng nhập vào tài khoản Lark).
Lưu ý: Thư mục được tạo bởi người dùng phiên bản cá nhân Lark có Chỉ cộng tác viên của thư mục mới có thể truy cập qua liên kết và Bất kỳ ai có liên kết có thể xem tùy chọn.
- Nhấp chuột vào trạng thái chia sẻ liên kết hiện tại để chuyển đổi phạm vi chia sẻ liên kết trong menu thả xuống.
- Nhấp chuột vào Sao chép liên kết ở phía dưới của bảng chia sẻ, hoặc sao chép liên kết thư mục trong thanh địa chỉ trình duyệt.
- Chia sẻ liên kết dưới dạng tin nhắn hoặc nhúng nó vào Docs, Thông báo nhóm, hoặc các kênh khác để người dùng có thể truy cập thư mục bằng cách nhấp chuột vào liên kết.
Docs trong thư mục kế thừa cài đặt chia sẻ liên kết của thư mục theo mặc định, nhưng bạn cũng có thể sửa đổi cài đặt chia sẻ của Docs và thư mục con riêng biệt.
Lưu ý:
- Chọn Bất kỳ ai có liên kết có thể xemcó nghĩa là thư mục này đã được chia sẻ bên ngoài tổ chức, và một Thẻ External sẽ xuất hiện ở phía bên phải của tên thư mục.
- Khi Docs trong thư mục chịu sự hạn chế của cấp độ bảo mật, chúng có thể không tuân theo các thay đổi về cài đặt chia sẻ liên kết của thư mục. Trong trường hợp này, bạn sẽ cần phải thiết lập quyền của Docs riêng biệt.
III. Câu hỏi thường gặp
Tại sao chia sẻ liên kết của thư mục tự động thay đổi?
Thư mục kế thừa cài đặt chia sẻ liên kết của vị trí của nó theo mặc định. Nếu bạn phát hiện rằng phạm vi chia sẻ liên kết của Docs của bạn đã thay đổi, có thể do thư mục mà chúng được lưu trữ trong đó đã ảnh hưởng. Trong trường hợp này, bạn cần phải sửa đổi lại cài đặt chia sẻ liên kết.
Tại sao tôi không thể chọn tùy chọn Người nào có liên kết có thể xem?
Nếu phạm vi chia sẻ liên kết của thư mục không có tùy chọn Bất kỳ ai có liên kết có thể xem , điều này có nghĩa là quản trị viên của bạn đã tắt quyền chia sẻ bên ngoài trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên Lark. Do đó, tất cả Docs và thư mục không thể được chia sẻ bên ngoài.
Nếu bạn có nhu cầu chia sẻ bên ngoài, bạn có thể liên hệ với quản trị viên tổ chức để sửa đổi cài đặt Lark Docs.
Làm thế nào để chia sẻ thư mục với người dùng bên ngoài cụ thể?
Tôi có thể đặt mật khẩu cho thư mục không?
Bạn có thể bật chức năng bảo vệ mật khẩu cho các Docs có thể truy cập bởi người dùng bên ngoài. Người dùng bên ngoài sẽ phải nhập mật khẩu để truy cập Docs trong khi người dùng nội bộ không phải. Để tìm hiểu thêm, xem Bảo vệ Docs và thư mục cho việc chia sẻ bằng Passport.
Các Docs và thư mục con trong thư mục có bị ảnh hưởng bởi phạm vi chia sẻ liên kết của thư mục không?
Theo mặc định, Docs và thư mục con kế thừa cài đặt chia sẻ liên kết của thư mục cha của chúng, nhưng cài đặt chia sẻ liên kết của Docs và thư mục con có thể được chỉnh sửa riêng lẻ. Trong các trường hợp sau, Docs và thư mục con sẽ không kế thừa cài đặt chia sẻ liên kết của thư mục:
- Docs phải tuân theo các hạn chế về mức độ bảo mật, và phạm vi chia sẻ liên kết của thư mục không nằm trong phạm vi cho phép của mức độ bảo mật. Trong trường hợp này, Docs sẽ không tuân theo cài đặt phạm vi chia sẻ liên kết của thư mục.
- Để chỉnh sửa riêng phạm vi chia sẻ liên kết cho Docs và thư mục con, và phạm vi đã chỉnh sửa nhỏ hơn thư mục, bạn sẽ thấy một lời nhắc để dừng việc kế thừa cài đặt quyền của thư mục. Sau khi chỉnh sửa, Docs và thư mục con sẽ không còn kế thừa người cộng tác, phạm vi chia sẻ liên kết, và cài đặt chia sẻ bên ngoài của thư mục cha.
- Bạn có thể đặt riêng quyền chia sẻ liên kết cho từng Docs và thư mục con, thậm chí đến một phạm vi hạn chế hơn thư mục cha. Việc làm như vậy sẽ ngăn Docs/thư mục con kế thừa cài đặt quyền của thư mục cha.
Tại sao tôi không thể nhìn thấy một số nội dung trong thư mục?
Người dùng có thể truy cập vào thư mục có thể không nhất thiết có thể truy cập vào tất cả nội dung trong thư mục. Các Docs và thư mục con được lưu trữ trong thư mục có thể có phạm vi chia sẻ riêng của chúng. Điều này có nghĩa là, nếu bạn mở một thư mục, bạn chỉ có thể nhìn thấy các Docs và thư mục con mà bạn có quyền truy cập.