I. Giới thiệu
Thông báo: Các hướng dẫn này áp dụng cho Docs, Sheets, Base, MindNotes và các tập tin đã được tải lên.
Bạn có thể chia sẻ tài liệu với người khác bằng cách cấp quyền xem, chỉnh sửa hoặc quản lý.
Có nhiều cách để chia sẻ một tài liệu. Bạn có thể chia sẻ với người dùng và nhóm được chỉ định, hoặc toàn bộ tổ chức, hoặc thậm chí cho phép tài liệu có thể truy cập bởi bất kỳ ai.
Khi bạn chia sẻ tài liệu với người dùng hoặc nhóm, họ trở thành cộng tác viên và có thể xem, chỉnh sửa hoặc quản lý tài liệu, tùy thuộc vào quyền bạn đã gán cho họ. Họ cũng có thể chia sẻ tài liệu với người dùng khác.
II. Các bước thao tác
Chia sẻ từ bảng chia sẻ
Mở tài liệu bạn muốn chia sẻ và nhấp vào Chia sẻ ở góc phải phía trên, mở bảng Chia sẻ Tài liệu.
250px|700px|reset
- Tìm kiếm và chọn người dùng, nhóm, phòng ban, hoặc nhóm người dùng theo nhu cầu trong hộp nhập liệu để mời cộng tác viên trong bảng chia sẻ. Để tìm hiểu thêm về cộng tác viên, xem Giới thiệu về cộng tác viên tài liệu và thư mục.
- Giao quyền xem, chỉnh sửa, hoặc quản lý quyền cho cộng tác viên. Nếu bạn là chủ sở hữu của tài liệu, bạn cũng có thể đặt một cộng tác viên trong tổ chức của bạn làm chủ sở hữu tài liệu.
- Chọn có thông báo cho cộng tác viên rằng họ giờ là cộng tác viên hay không, sau đó nhấn Gửi.
- (Tùy chọn) Sau khi bạn thêm cộng tác viên, bạn có thể đặt các quyền khác nhau cho cộng tác viên hoặc loại bỏ cộng tác viên bằng cách nhấn vào ảnh hồ sơ trên bên phải của bảng chia sẻ. Điều này mở cửa sổ quản lý cộng tác viên nơi bạn có thể điều chỉnh cộng tác viên. Bạn chỉ có thể cấp quyền cho cộng tác viên bằng hoặc ít hơn những quyền đó.
250px|700px|reset
Nếu bạn có quyền quản lý đối với tài liệu, bạn có thể chia sẻ tài liệu với mọi người trong phạm vi nhất định bằng cách chia sẻ liên kết. Ví dụ, bạn có thể chia sẻ tài liệu với toàn bộ tổ chức để mọi người trong tổ chức có liên kết đều có thể xem tài liệu. Để tìm hiểu thêm, xem Chia sẻ Tài liệu Đám mây qua Liên kết
Thông báo: Nếu một người dùng đều là cộng tác viên và trong phạm vi chia sẻ liên kết, họ sẽ có quyền cao hơn trong hai quyền đó.
Ví dụ, nếu phạm vi chia sẻ liên kết là Những người trong tổ chức có liên kết có thể chỉnh sửa và người dùng A được cấp quyền xem như một cộng tác viên, thì người dùng A có thể chỉnh sửa tài liệu.
Chia sẻ đến trò chuyện
Mở Messenger, sau đó gửi liên kết tài liệu trong một trò chuyện. Lark sẽ tự động cấp quyền đọc cho các thành viên trò chuyện. Bạn có thể chỉnh sửa các quyền trong trò chuyện. Tuy nhiên, bạn chỉ có thể cấp cho các thành viên trò chuyện các quyền giống như hoặc thấp hơn quyền của bạn.
Lưu ý: Nếu bên kia đã có quyền chỉnh sửa hoặc quản lý tài liệu, những quyền này sẽ được hiển thị trong trò chuyện.
250px|700px|reset
Lưu ý:
- Sau khi bạn gửi liên kết tài liệu đến một trò chuyện riêng tư, người kia sẽ tự động trở thành người cộng tác tài liệu. Sau khi bạn gửi liên kết đến một trò chuyện nhóm, nhóm sẽ được cấp quyền và trở thành người cộng tác tài liệu.
- Nếu bạn đang chia sẻ một tài liệu chứa tham chiếu đến các tài liệu khác, bạn có thể nhấp Cấp quyền ở dưới cùng của thẻ, chọn các tài liệu tham chiếu mà bạn muốn cấp quyền truy cập cho người dùng hoặc cấp quyền truy cập cho tất cả. Nếu bạn không có Quyền chia sẻ cho các tài liệu tham chiếu, nút cấp quyền sẽ màu xám và không nhấp được.
250px|700px|reset
- Sau khi cấp quyền trong trò chuyện, việc thu hồi tin nhắn hoặc chỉnh sửa tin nhắn để xóa liên kết tài liệu sẽ làm mất quyền đã cấp. Ví dụ, nếu bạn đã cấp quản lý quyền cho một trò chuyện nhóm và bạn thu hồi tin nhắn, quyền của thành viên nhóm sẽ quay trở lại trước khi tin nhắn được gửi.
Các cách chia sẻ khác
- Khi một tài liệu được chia sẻ trong cuộc họp, người tham gia cuộc họp sẽ được cấp tạm thời quyền xem. Để biết thêm chi tiết, tham khảo tại Sử dụng Magic Share.
- Bằng cách dán tài liệu vào mô tả sự kiện, tất cả các thành viên tham gia sự kiện có thể mở và truy cập tài liệu thông qua mô tả sự kiện. Để biết thêm thông tin, xem Thêm tài liệu vào mô tả sự kiện.
III. Câu hỏi thường gặp
Ai có thể chia sẻ tài liệu?
- Cộng tác viên với quyền quản lý có thể quản lý tất cả các đường dẫn chia sẻ, bao gồm xem và quản lý cộng tác viên và sửa đổi phạm vi chia sẻ liên kết.
- Cộng tác viên với quyền xem hoặc quyền chỉnh sửa có thể chia sẻ tài liệu với người khác và cấp quyền không cao hơn quyền của họ cho người khác. Ví dụ, nếu bạn có quyền xem, bạn có thể cấp quyền xem cho người khác, nhưng không phải quyền chỉnh sửa.
Quan trọng: Cộng tác viên với quyền quản lý có thể chỉ định cộng tác viên nào có thể chia sẻ tài liệu trong Chia sẻ > Cài đặt quyền > Người có thể xem, mời, xóa cộng tác viên. Để biết chi tiết, xem Đặt quyền chia sẻ, sao chép, tải xuống và bình luận cho Docs.
Làm thế nào tôi có thể xem tài liệu hiện đang được chia sẻ với ai?
Bạn có thể kiểm tra những cá nhân nào mà tài liệu đã được chia sẻ với trong cửa sổ quản lý cộng tác viên. Tuy nhiên, nếu tài liệu được chia sẻ qua một liên kết, chỉ những người dùng đã mở tài liệu qua liên kết mới xuất hiện trong danh sách cộng tác viên. Để tìm hiểu thêm, xem Xem cộng tác viên tài liệu.
Tại sao tôi không thể chia sẻ tài liệu với một người dùng nhất định?
Có thể là do bên kia là người dùng bên ngoài, và quyền Docs hiện tại không cho phép chia sẻ với người dùng bên ngoài. Để biết thêm thông tin, xem tại Chia sẻ Docs với thành viên bên ngoài.
Nếu tôi không thể tìm thấy người dùng hoặc nhóm khi chia sẻ thì sao?
- Nếu bạn không thể tìm thấy người dùng nội bộ, có thể là do quản trị viên của bạn đã giới hạn phạm vi thành viên mà bạn có thể tìm thấy. Trong trường hợp đó, nên chia sẻ liên kết tài liệu với người dùng và để họ yêu cầu quyền truy cập bằng cách mở liên kết.
- Nếu bạn không thể tìm thấy người dùng bên ngoài, hãy đảm bảo bạn đã thêm liên hệ với họ.
- Nếu bạn không thể tìm thấy nhóm, hãy chắc chắn rằng bạn là thành viên của nhóm.
Tại sao đối phương không xem được Base mà tôi chèn vào Docs đã chia sẻ?
Vui lòng khắc phục sự cố từ các khía cạnh sau.
- Nếu Base được chèn vào Docs thì các quyền của Base và Docs là độc lập. Bạn cần thiết lập việc chia sẻ Base một cách riêng biệt.
- Nếu truy cập thông qua ứng dụng di động (điện thoại, máy tính bảng), Base được chèn vào Docs không được hỗ trợ để xem trên trình duyệt bên ngoài. Nó cần được mở trong ứng dụng Lark.
Tại sao đối phương không thể xem các trang Docs trong Base mà tôi đã chia sẻ?
Quyền của các trang Docs trong Base và chính Base đó là độc lập. Bạn cần thiết lập quyền chia sẻ của các Docs một cách riêng biệt.
Làm thế nào tôi chia sẻ nhiều tài liệu cùng một lúc?
Việc chia sẻ nhiều Docs sau khi chọn chúng cùng một lúc không được hỗ trợ. Tuy nhiên, bạn có thể di chuyển các Docs vào một thư mục và sau đó chia sẻ thư mục đó với một người dùng, toàn bộ tổ chức, hoặc người dùng trên internet. Docs trong thư mục sẽ có cùng quyền với chính thư mục đó.
Điểm khác biệt giữa việc thêm một cộng tác viên và chia sẻ liên kết là gì?
- Chia sẻ liên kết có thể tiếp cận rộng rãi hơn.
- Khi chia sẻ liên kết không được bật, chỉ những người dùng trong danh sách cộng tác viên mới có thể xem hoặc chỉnh sửa Docs.
- Khi chia sẻ liên kết được bật, bất kỳ ai cũng có thể chia sẻ Docs bằng cách chia sẻ liên kết. Người dùng có liên kết sẽ có thể xem hoặc chỉnh sửa Docs và có thể tạo bản sao, sao chép nội dung và đăng chú thích, tùy thuộc vào cài đặt quyền.
- Bên kia có thể tìm thấy tài liệu này trong thư mục chia sẻ và cũng có thể tìm kiếm nó. Khi chia sẻ qua một liên kết, bên kia phải đã mở liên kết một lần, sau đó tài liệu sẽ xuất hiện trong danh sách thư mục chia sẻ và kết quả tìm kiếm của bên kia.
- Người dùng đã được Thêm thành công làm cộng tác viên có thể chỉnh sửa danh sách hợp tác nếu họ được phép trong Cài đặt quyền> Ai có thể xem, mời và loại bỏ cộng tác viên. Người dùng đã truy cập từ liên kết sẽ không thể.
Có thể chia sẻ tài liệu qua email không?
Có. Bạn cần thêm tài khoản email làm cộng tác viên, sau đó bên kia có thể truy cập tài liệu của bạn thông qua liên kết mời gửi qua email. Để biết thêm thông tin, xem Thêm Tài Khoản Email Làm Cộng Tác Viên.