I. Giới thiệu
Danh sách thả xuống trong Sheets có thể được sử dụng để xác thực dữ liệu bằng cách cung cấp một danh sách các tùy chọn cho người dùng lựa chọn. Có hai loại danh sách thả xuống:
- Tuỳ chọn đơn: Chỉ có thể hiển thị một tùy chọn trong ô.
- Nhiều tuỳ chọn: Nhiều tùy chọn có thể được hiển thị trong ô.
II. Các bước thao tác
Tạo một danh sách thả xuống
- Chọn Phạm vi ô mà bạn muốn thêm danh sách thả xuống và nhấp vào Thả xuống từ thanh công cụ.
- Chọn Tùy chọn đơn hoặc Nhiều tùy chọn, và nhập các tùy chọn vào các trường nhập. Nhấn Enter hoặc nhấp vào Thêm tùy chọn để thêm nhiều tùy chọn.
- Di chuột qua biểu tượng mũi tên xuống ở bên trái của một tùy chọn để đặt màu nền cho nó.
- Nhấp vào Xác nhận ở góc dưới bên trái để lưu.
- Trong bảng, người dùng có thể nhấp vào biểu tượng mũi tên xuống trong ô để mở danh sách thả xuống và thực hiện lựa chọn của họ.
Lưu ý: Không được phép có các tùy chọn trùng lặp và các tùy chọn không được chứa bất kỳ dấu phẩy nào.
250px|700px|reset
250px|700px|reset
Nhập nhiều tùy chọn cùng một lúc
- Chọn một Phạm vi ô và nhấp vào ThêmThả xuống từ thanh công cụ. Ở Góc phải phía trên của bảng, chọn Các cài đặt khác.
- Có hai cách để nhanh chóng nhập nhiều tùy chọn:
- Tùy chỉnh: Từ Nguồn, chọn Tùy chỉnh và nhập các tùy chọn bằng cách sử dụng dấu xuống dòng hoặc dấu phẩy (,) để phân tách mỗi tùy chọn.
250px|700px|reset
- Tham chiếu một phạm vi: Từ Nguồn, chọn Từ một phạm vi và nhấp vào biểu tượng 田. Chọn Phạm vi ô chứa các tùy chọn mà bạn muốn tham chiếu. (Đảm bảo rằng dữ liệu được tham chiếu sẽ không bị xóa hoặc sửa đổi vô tình sau này.)
Quan trọng: Nếu dữ liệu được tham chiếu bị sửa đổi hoặc xóa, các tùy chọn đã chọn trong các ô sẽ trở thành văn bản với dấu đỏ ở góc để chỉ ra rằng chúng không còn là tùy chọn hợp lệ của danh sách thả xuống....
250px|700px|reset
- Chọn hoặc bỏ chọn Hiện mũi tên cho danh sách thả xuống và nhấp vào Xác nhận ở góc dưới bên phải để lưu.
Chỉnh sửa danh sách thả xuống
Chọn danh sách thả xuống mà bạn muốn chỉnh sửa và nhấp vào Thả xuống trong thanh công cụ.
- Chỉnh sửa tùy chọn thả xuống: Gõ trực tiếp những gì bạn muốn thay đổi trong các trường nhập tùy chọn.
- Thêm một tùy chọn: Nhấp vào Thêm tùy chọn ở dưới cùng của các trường nhập tùy chọn.
- Xóa một tùy chọn: Nhấp vào biểu tượng Thùng rác ở bên phải mỗi tùy chọn.
- Thay đổi thứ tự tùy chọn: Nhấn và giữ biểu tượng ⋮⋮ ở bên trái mỗi tùy chọn và kéo lên hoặc xuống.
- Đặt màu tùy chọn: Chọn Màu tùy chọn ở đầu và bạn sẽ có thể chọn màu nền của một tùy chọn bằng cách nhấp vào các biểu tượng mũi tên xuống ở bên trái mỗi tùy chọn.
- Chuyển sang Tùy chọn đơn hoặc Nhiều tùy chọn: Chọn Tùy chọn đơn hoặc Nhiều tùy chọn ở đầu của bảng chỉnh sửa.
Lưu ý: Khi bạn chuyển từ Nhiều tùy chọn sang Tùy chọn đơn cho một danh sách thả xuống hiện có, chỉ có tùy chọn đầu tiên sẽ còn lại trong ô.
Thêm tùy chọn
- Chọn một ô với danh sách thả xuống và nhấp vào Danh sách thả xuống từ thanh công cụ để mở bảng cài đặt.
- Nhấp vào Thêm tùy chọn.
- Nhập giá trị cho tùy chọn và nhấp vào Xác nhận ở góc dưới cùng bên phải để lưu thay đổi.
Lưu ý: Nếu bạn chọn Áp dụng cho các danh sách thả xuống giống hệt nhau ở phần dưới cùng của bảng cài đặt, các tùy chọn sẽ được thêm vào tất cả các danh sách thả xuống giống hệt trong bảng (Danh sách thả xuống có cùng loại (một lựa chọn hoặc nhiều lựa chọn), với giá trị tùy chọn và thứ tự tùy chọn giống hệt được coi là giống hệt).
250px|700px|reset
Xóa tùy chọn
- Chọn một ô với danh sách thả xuống và nhấp vào Danh sách thả xuống từ thanh công cụ để mở bảng cài đặt.
- Nhấp vào biểu tượng Thùng rác ở phía bên phải của tùy chọn để xóa nó.
- Nhấp vào Xác nhận ở góc dưới cùng bên phải để lưu thay đổi.
Lưu ý: Các tùy chọn đã chọn trong ô đã bị xóa sẽ trở thành văn bản với dấu đỏ ở góc để chỉ ra rằng chúng không còn là tùy chọn hợp lệ của danh sách thả xuống.
250px|700px|reset
Xóa các tùy chọn đã chọn khỏi các ô
Đối với danh sách thả xuống một lựa chọn, chọn ô và nhấn Xóa.
Đối với danh sách thả xuống nhiều lựa chọn, nhấp đúp vào ô, sau đó chọn các tùy chọn bạn muốn xóa.
250px|700px|reset
Sắp xếp lại tùy chọn thứ tự
- Chọn một ô với danh sách thả xuống và nhấp vào Danh sách thả xuống từ thanh công cụ để mở bảng cài đặt.
- Kéo biểu tượng ⋮⋮ bên cạnh các tùy chọn để di chuyển chúng.
- Nhấp vào Xác nhận ở góc dưới cùng bên phải để lưu thay đổi.
250px|700px|reset
Đặt màu sắc cho tùy chọn
- Chọn một ô có danh sách thả xuống và nhấp vào Thả xuống từ thanh công cụ để mở bảng cài đặt.
- Chọn Màu tùy chọn ở góc trên bên trái và màu sắc cho mỗi tùy chọn sẽ được hiển thị ở bên trái của tùy chọn.
- Di chuột qua màu sắc ở bên trái của tùy chọn để chọn một màu sắc khác.
- Nhấp vào Xác nhận ở góc dưới bên phải để lưu các thay đổi.
250px|700px|reset
Chuyển đổi giữa một lựa chọn và Nhiều lựa chọn
- Chọn một ô có danh sách thả xuống và nhấp vào Dropdown từ thanh công cụ để mở bảng cài đặt.
- Chọn Tuỳ chọn đơn hoặc Nhiều tuỳ chọn.
- Nhấp vào Xác nhận ở góc dưới bên phải để lưu các thay đổi.
Lưu ý: Khi bạn chuyển đổi từ Nhiều tuỳ chọn sang Tuỳ chọn đơn, chỉ có lựa chọn đầu tiên trong ô sẽ được giữ lại.
250px|700px|reset
Chỉnh sửa nhiều danh sách thả xuống cùng một lúc
- Chọn một ô có danh sách thả xuống và nhấp vào Thả xuống từ thanh công cụ để mở bảng cài đặt.
- Thay đổi các giá trị tùy chọn và chọn Áp dụng với cùng các danh sách thả xuống ở dưới cùng của bảng cài đặt (Danh sách thả xuống cùng loại (một lựa chọn hoặc Nhiều lựa chọn), với các giá trị tùy chọn và thứ tự tùy chọn giống hệt nhau được coi là giống nhau).
- Xác nhận xem bạn có muốn giữ lại các thay đổi hay không. Các ô bị ảnh hưởng sẽ được tô màu xanh để giúp bạn xác định những gì đã thay đổi.
- Nhấp vào Xác nhận ở góc dưới bên phải để lưu các thay đổi.
250px|700px|reset
Xóa danh sách thả xuống
- Chọn một ô có danh sách thả xuống và nhấp vào Thả xuống từ thanh công cụ để mở bảng cài đặt.
- Chọn Áp dụng với cùng các danh sách thả xuống ở phía dưới bảng cài đặt nếu bạn muốn xóa các danh sách thả xuống giống hệt trong bảng tính cũng vậy (Các danh sách thả xuống giống hệt nhau là các danh sách thả xuống cùng loại (một lựa chọn hoặc nhiều lựa chọn), với các giá trị tùy chọn và thứ tự tùy chọn giống hệt nhau).
- Nhấp vào Gỡ Thả xuống.
- Nhấp vào Xác nhận ở góc dưới bên phải để lưu các thay đổi.
250px|700px|reset
Tìm kiếm một tùy chọn
- Nhấp vào ô với danh sách thả xuống và gõ vào tùy chọn bạn đang tìm kiếm.
- Chọn tùy chọn bạn muốn thêm vào ô.
Nếu bạn không tìm thấy tùy chọn bạn muốn, điều đó có nghĩa là tùy chọn đó chưa được thêm vào danh sách thả xuống. Bạn có thể nhấp vào ThêmThả xuống trên thanh công cụ để thêm một tùy chọn mới.
250px|700px|reset
Thêm cảnh báo và văn bản trợ giúp
Chọn phạm vi ô của bạn và nhấp vào ThêmThả xuống từ thanh công cụ. Ở góc phải phía trên của bảng, đi đến Thêm cài đặt> Cảnh báo và văn bản trợ giúp.
Đặt cảnh báo lỗi
- Từ Khi dữ liệu không hợp lệ, chọn Hiển thị cảnh báo để cho phép người dùng nhập thủ công một giá trị không phải là một trong các tùy chọn.
- Vì giá trị không phải là một trong các tùy chọn, một hộp cảnh báo sẽ xuất hiện bên cạnh ô cho biết dữ liệu không hợp lệ. Chỉ cần nhấn Enter hoặc nhấp vào một khu vực khác trong bảng để xác nhận nhập.
- Người dùng vẫn có thể chọn một tùy chọn từ danh sách thả xuống để thay thế những gì họ đã nhập.
250px|700px|reset
- Từ Khi dữ liệu không hợp lệ, chọn Từ chối nhập để ngăn người dùng nhập các giá trị không nằm trong danh sách thả xuống.
250px|700px|reset
Đặt văn bản trợ giúp
Chọn Hiển thị văn bản trợ giúp và nhập một thông điệp mà bạn muốn người dùng thấy khi họ chọn một ô.
250px|700px|reset
Hộp văn bản trợ giúp xuất hiện khi một ô được chọn:
250px|700px|reset
III. Câu hỏi thường gặp
Làm thế nào để thêm nhiều tùy chọn trong một ô?
Nhấp vào Thả xuống trong thanh công cụ và đặt loại thành Nhiều tùy chọn ở đầu bảng.
Tại sao có một dấu đỏ ở góc phải phía trên của một ô chứa danh sách thả xuống?
Một dấu đỏ cho biết ô chứa một giá trị không hợp lệ. Chọn một tùy chọn từ danh sách thả xuống, hoặc thêm giá trị là một tùy chọn thả xuống mới để xóa dấu đỏ.
Tại sao tôi được thông báo lỗi sau khi tôi nhập, tìm kiếm, thay thế, hoặc dán một ô chứa danh sách thả xuống?
Lỗi có thể do dấu phẩy phân tách mỗi tùy chọn.
Khi một danh sách thả xuống được xuất sang một tài liệu khác (như Excel), các tùy chọn thả xuống sẽ trở thành văn bản, với các dấu phẩy phân tách các tùy chọn. Khi điều này được nhập thành công vào Sheets, bạn sẽ thấy các thông báo lỗi trong các ô này vì Sheets không nhận dạng dấu phẩy là dấu phân cách tùy chọn.
Để khắc phục điều này, chọn các ô có lỗi và sau đó nhấp Chuyển đổi thành nhiều tùy chọn trong bảng xuất hiện. Các giá trị trong ô sau đó sẽ được chuyển đổi thành các tùy chọn thả xuống.
250px|700px|reset
Tôi có thể tạo danh sách thả xuống phụ thuộc nhiều cấp không?
Không. Bạn có thể tạo các loại danh sách thả xuống này trong Sheet. Để biết thêm chi tiết, xem Tạo danh sách thả xuống nhiều cấp với các trường một lựa chọn và nhiều lựa chọn.