I. Giới thiệu
Các hàm IF và IFS có thể được sử dụng để đánh giá và so sánh các giá trị với các giá trị mong đợi, và trả về các giá trị cần thiết. Chúng thường được sử dụng trong phân tích dữ liệu và so sánh. Ví dụ, các cấp độ khác nhau có thể được thiết lập dựa trên khối lượng bán hàng bằng cách sử dụng hàm IF bằng cách đánh dấu khối lượng cao hơn giá trị đã chỉ định là "cao" và khối lượng thấp hơn khối lượng đã chỉ định là "thấp".
Tham số
IF (logical_expression, giá_trị_nếu_đúng, [giá_trị_nếu_sai])
- Logical_expression: Một biểu thức hoặc tham chiếu đến một ô có chứa một biểu thức đại diện cho một số giá trị logic, tức là TRUE hoặc FALSE
- GIÁ_TRỊ_NẾU_ĐÚNG: Giá trị mà hàm trả về nếu biểu thức logic là TRUE.
- GIÁ_TRỊ_NẾU_SAI: Giá trị mà hàm trả về nếu biểu thức logic logical_expression là FALSE
IFS(điều_kiện1, giá_trị1, [điều_kiện2, ...], [giá_trị2, ...])
- ĐIỀU_KIỆN1: Điều kiện đầu tiên cần được đánh giá. Đây có thể là giá trị boolear, số, danh sách hoặc tham chiếu đến bất kỳ giá trị nào trong số đó.
- GIÁ_TRỊ1: Giá trị trả về nếu condition1 là TRUE.
- ĐIỀU_KIỆN2 (tuỳ chọn): Các điều kiện bổ sung nếu điều kiện đầu tiên được đánh giá là false
- GIÁ_TRỊ2 (tuỳ chọn): Giá trị bổ sung để trả về nếu điều kiện là TRUE.
II. Các bước thao tác
- Mở base và nhấp vào biểu tượng + ở phía bên phải để tạo một trường mới. Nhập tiêu đề trường, và chọn Formula để làm loại trường.
250px|700px|reset
- Trong trình soạn thảo công thức, nhập hàm IF, chọn trường, và nhập các đối số theo nhu cầu.
- Ví dụ, để đánh giá chi tiêu của các bộ phận khác nhau, bạn có thể sử dụng công thức sau: IF([Budget]-[Cost]<0, "over budget", "under budget"). Như hình minh hoạ dưới đây, các bộ phận kỹ thuật, an toàn và đảm bảo chất lượng có chi phí vượt quá ngân sách của họ, vì vậy họ được gắn nhãn "vượt quá ngân sách".
250px|700px|reset
250px|700px|reset
- Trong trình soạn thảo công thức, nhập hàm IFS, chọn trường, và nhập các đối số theo nhu cầu.
- Ví dụ, để xác định hoa hồng bán hàng, bạn có thể sử dụng công thức sau: IFS([Sales Amount]>=800,[Sales Amount]*0.2,[Sales Amount]>=500,[Sales Amount]*0.1,[Sales Amount]>=0,[Sales Amount]*0). Như hình minh họa dưới đây, khi số tiền bán hàng vượt quá $800, hoa hồng là 20%; khi số tiền bán hàng vượt quá $500, hoa hồng là 10%; và không có hoa hồng nào được cung cấp cho bất kỳ số tiền nào thấp hơn $500.
250px|700px|reset
250px|700px|reset
III. Tình huống áp dụng
Kiểm tra tiến độ
Tình huống: Xác định liệu một nhiệm vụ đã hoàn thành dựa trên trạng thái của nó.
Công thức: IF([Tiến độ nhiệm vụ]="completed","✅","❌")
250px|700px|reset
Kiểm tra liệu nhiệm vụ có quá hạn hay không
Tình huống: Xác định liệu một nhiệm vụ đã quá hạn dựa trên thời hạn.
Công thức: IF(TODAY()>TODATE(Deadline),"Quá hạn","Chưa")
250px|700px|reset
Kiểm tra liệu các trường có trống hay không
Tình huống: Xác định xem có thông tin sản phẩm nào bị thiếu không (trường nào đó trống).
Công thức: IF([Thông tin sản phẩm]="","❗️Thông tin bị thiếu","✅")
250px|700px|reset
Đánh giá mức độ lớp học
Tình huống: Xác định hạng mục học sinh trong lớp sẽ nhận được: A, B, C, D, hoặc F.
Công thức: IFS([Điểm]=100,"A", [Điểm] >=85,"B", [Điểm] >=75,"C", [Điểm] >=60,"D",TRUE,"F")
250px|700px|reset
Tính hoa hồng bán hàng
Tình huống: Hoa hồng được tính dựa trên hiệu suất của nhân viên bán hàng. Khi tổng doanh số bán hàng vượt quá 20.000, hoa hồng là 50%, khi tổng doanh số bán hàng nằm giữa 15.000 và 20.000, hoa hồng là 30%, và khi tổng doanh số bán hàng dưới 15.000, hoa hồng là 20%.
Công thức: IFS([Hiệu suất]>=20000,"50%", [Hiệu suất] >=15000,"30%",TRUE,"20%")
250px|700px|reset
IV. Câu hỏi thường gặp
Khi viết công thức, tại sao tôi nhận được thông báo rằng có một toán tử bị thiếu ở bên trái?
Bạn sẽ nhận được thông báo này nếu bảng hoặc trường được tham chiếu thiếu một toán tử ở bên trái. Để khắc phục điều này, thêm một toán tử vào bên trái của bảng hoặc trường được tham chiếu. Ví dụ, trong công thức [Task Management].FILTER(CurrentValue[Text]).[Task Name], có một toán tử bị thiếu giữa trường [Text] và CurrentValue. Trong trường hợp này, một dấu chấm nên được thêm và công thức đúng nên là: [Task Management].FILTER(CurrentValue.[Text]).[Task Name]. Để biết thêm chi tiết về toán tử trong công thức Base, xem Câu hỏi thường gặp về chức năng Base