I. Giới thiệu
Dữ liệu từ Lark Approval có thể được đồng bộ hóa với Base một cách định kỳ.
Các trường hợp sử dụng phổ biến:
- Quản lý hoàn tiền: Đồng bộ các phê duyệt hoàn tiền được gửi bởi nhân viên vào cơ sở. Dữ liệu hoàn tiền sau đó có thể được phân tích trong cơ sở.
- Duyệt dự án: Đồng bộ dữ liệu của các dự án mới được phê duyệt vào cơ sở, sau đó có thể được sử dụng để theo dõi tiến độ.
II. Các bước thao tác
Mở cài đặt đồng bộ
- Đi đến Base và nhấp vào Đồng bộ dữ liệu từ > Phê duyệt Lark.
250px|700px|reset
250px|700px|reset
- Nhấp vào Đặt cấu hình, chọn một quy trình phê duyệt và phạm vi ngày, và nhấp vào Tiếp theo.
250px|700px|reset
250px|700px|reset
- Chọn các trường để đồng bộ, bật đồng bộ tự động nếu cần, và nhấp vào Lưu và Đồng bộ.
Lưu ý: Bạn có thể chia các phê duyệt với nhiều trường thành nhiều trường hoặc một trường duy nhất trong base để đồng bộ.
250px|700px|reset
Khi thiết lập đồng bộ hoàn tất, một Bảng mới với biểu tượng Lightning sẽ được tạo thành công. Tên của bảng sẽ giống như quy trình phê duyệt. Bạn có thể đổi tên Bảng theo nhu cầu.
Định cấu hình bảng đã đồng bộ
Nhấp vào biểu tượng thêm hành động của Bảng đã đồng bộ để truy cập các hành động này:
- Đổi tên Bảng: Đổi tên bảng.
- Sao chép Bảng: Tạo một bản sao của bảng, không được đồng bộ hóa với phê duyệt.
- Đồng bộ Dữ liệu: Đồng bộ dữ liệu theo cách thủ công.
- Đồng bộ Cài đặt : Mở cài đặt để đồng bộ hóa dữ liệu phê duyệt. Bạn có thể chọn các trường mới để đồng bộ, thay đổi khoảng thời gian, và Thêm.
- Xóa Đồng bộ: Xóa cài đặt đồng bộ. Dữ liệu hiện có sẽ vẫn còn trong bảng, nhưng dữ liệu mới sẽ không được đồng bộ hóa với nó.
- Xóa Bảng: Xóa bảng.
250px|700px|reset
III. Trường hợp sử dụng
Hãy lấy ứng dụng hợp đồng làm ví dụ, bao gồm việc soạn thảo hợp đồng, ký kết, đóng dấu và xem xét. Thông tin hợp đồng được phê duyệt được đồng bộ hóa với base, cho phép bạn phân tích dữ liệu hợp đồng và tạo điều kiện cho việc quản lý và thực hiện hợp đồng.
- Trên ứng dụng máy tính Lark, nhấp vào Không gian làm việc > Phê duyệt, và chọn Bảng điều khiển dành cho quản trị viên.
250px|700px|reset
250px|700px|reset
- Chọn Quản trị viên phê duyệt, và dưới Tài chính, nhấp vào biểu tượng Chỉnh sửa bên cạnh Đơn hợp đồng. Cấu hình cài đặt quy trình ứng dụng và nhấp vào Xuất bản. Để biết thêm chi tiết, xem Hướng dẫn sử dụng Lark Approval.
250px|700px|reset
250px|700px|reset
- Trong base, nhấp vào Đồng bộ dữ liệu từ ở góc dưới bên trái và chọn Lark Approval. Chọn ứng dụng hợp đồng là quy trình phê duyệt, chọn phạm vi thời gian, và nhấp vào Tiếp theo.
250px|700px|reset
- Chọn các trường để đồng bộ và bật đồng bộ tự động theo nhu cầu, sau đó nhấp vào Lưu và Đồng bộ.
250px|700px|reset
Một bảng mới với tên của quy trình phê duyệt sẽ được tạo trong cơ sở. Để cấu hình bảng, nhấp vào biểu tượng thêm hành động ở bên phải của bảng.
250px|700px|reset
250px|700px|reset
III. Câu hỏi thường gặp
Loại dữ liệu phê duyệt nào tôi có thể đồng bộ hóa?
- Quản trị viên có thể thêm dữ liệu phê duyệt trong phạm vi quyền quản lý của họ. Để biết thêm chi tiết, hãy xem Hướng dẫn Quản trị viên Phê duyệt Lark.
- Thành viên có thể thêm các phê duyệt mà họ có quyền gửi, bao gồm dữ liệu cho các phê duyệt đã gửi, đã phê duyệt, đã xử lý và đã được cc (gửi bản sao cho người khác).
Tôi có thể chỉnh sửa dữ liệu phê duyệt đã đồng bộ trong Base không?
Không, bạn chỉ có thể thêm trường tùy chỉnh vào dữ liệu đã đồng bộ.
Khi dữ liệu phê duyệt được cập nhật, liệu nó sẽ được đồng bộ hóa tự động với Base không?
Có. Dữ liệu cập nhật sẽ được đồng bộ hóa tự động với Base mỗi giờ. Bạn cũng có thể nhấp vào biểu tượng Thêm hành động ở bên phải tên bảng và nhấp vào Đồng bộ dữ liệu để đồng bộ hóa dữ liệu bất kỳ lúc nào.
Tôi có thể đồng bộ nhiều quy trình phê duyệt với một base không?
Có, mỗi quy trình phê duyệt sẽ được đồng bộ với một Bảng khác nhau.
Nếu một quy trình phê duyệt chưa hoàn thành được rút lại và sau đó được khởi tạo lại, liệu có nhiều hồ sơ phê duyệt sẽ được đồng bộ không?
Có, sau khi quy trình phê duyệt chưa hoàn thành được rút lại, quy trình phê duyệt vẫn sẽ được đồng bộ với base.
Quy trình phê duyệt chưa hoàn thành có được đồng bộ với base không?
Có, miễn là một quy trình phê duyệt được khởi tạo, quy trình phê duyệt sẽ được đồng bộ với base, ngay cả khi nó chưa hoàn thành.
Nếu một quy trình phê duyệt được rút lại và sau đó được nộp lại, liệu nó có được đồng bộ với base không?
Có, nếu quy trình phê duyệt được rút lại và nộp lại, quy trình phê duyệt sẽ được đồng bộ với base.
Nếu quản trị viên phê duyệt hoặc quản trị viên base rời khỏi tổ chức, việc đồng bộ có bị ảnh hưởng không?
Không, dữ liệu sẽ tiếp tục được đồng bộ theo cấu hình.
Sau khi đồng bộ dữ liệu, có thể thay đổi Tên trường hoặc tên trường không?
Không khuyến nghị thay đổi Tên base hoặc tên trường sau khi đồng bộ vì có thể làm cho dữ liệu không đồng bộ đúng cách.
Tại sao tôi nhận được nhiều hàng dữ liệu trùng lặp sau khi đồng bộ hóa dữ liệu phê duyệt vào base?
Có thể là do tiện ích Details/Table được sử dụng trong quá trình phê duyệt hoặc phê duyệt chứa dữ liệu chi tiết. Bạn có thể chỉnh sửa quy trình phê duyệt hoặc dừng đồng bộ hóa sau khi bạn đã đồng bộ hóa dữ liệu bạn cần vào Base, và sau đó xóa thủ công dữ liệu trùng lặp.
Có giới hạn về số lượng phiên bản phê duyệt có thể được đồng bộ không?
Có, chỉ có 20 phiên bản phê duyệt có thể được đồng bộ và mỗi lần chỉnh sửa và xuất bản phê duyệt sẽ được tính là một phiên bản. Ví dụ, nếu bạn chỉnh sửa và xuất bản cài đặt phê duyệt nhiều hơn 20 lần, chỉ dữ liệu phê duyệt của 20 phiên bản mới nhất sẽ được đồng bộ với base.