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会议变革,只需一篇文档

本文阅读时长:4 分钟
每天大大小小的会议占据了工作时间的一多半?是时候来一场会议变革了! 会议模板加持,优化开会模式,一篇文档搞定一场,乃至更多会议,开会效率直线起飞。
💡 本文推荐模板抢先用: 会议记录 模板
一、如何用 Lark 云文档高效开会?
什么样的会议适合用云文档开会
  • 涉及多方有效的信息交流和讨论(例如:团队周会)
  • 需要明确决策和行动的会议(例如:评审会)
会议模板加持,一篇文档搞定会议
一场成功会议的核心要素:
A. 明确的会议日程和参会人
B. 提前共享会议文档
C. 明确的会议目的
D. 充分暴露风险和阻碍
E. 明确决策和下一步行动(明确时间并分发)
F. 完整的会议纪要供追溯
会议记录 模板覆盖会议核心要素,集会议信息、会前必读、议题讨论、结论与行动为一体,明确会议讨论要点,清晰输出最终结论并指导下一步行动。
同时,针对难以决策的议题或因时间有限来不及做决策的议题,参会者还可以通过模板下方的投票器快速做出决策。
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用 Lark 云文档开会的方法及优势
👍 用 Lark 云文档开会
🍂 传统的开会方式
一场会议一篇文档全搞定
会前
  • 会议基本信息、会前资料、会议内容直接记录在文档中
  • 在线文档可直接分享,随时修改实时在线保存,永远都是最新版
会中
  • 用文档开会和讨论
  • 文档中直接明确决策和待办,确保承诺一致
会后
  • 文档中可直接分发任务给负责人并明确截止时间,到期自动提醒
一场会议 n 个工具
会前
  • 用邮件明确时间、地点、主题、议程、参会人,并发送会前资料
  • 准备会议 PPT,一场会议 n 个版本
会中
  • 用 PPT 开会和讨论
  • 用线下文档记录并整理会议纪要
会后
  • 用邮件发送会议纪要给相关人员并且分发待办
  • 用其他方式追踪待办
会议资料易沉淀、易管理、可继承
  • Lark 文档实时云端同步
  • 人员离职,资料自动归属为上级所有
会议资料难管理、易丢失
  • 会议资料散落在不同人的电脑中
  • 人员离职则永远流失
二、用云文档异步沟通,避免不必要的会议
不是所有事项都需要开一场在同一地点或时间的会议。事项相关协作方可以在 Lark 文档进行异步沟通,拿到结论。
如何实现异步沟通
在一篇 Lark 文档中交代好背景,明确需要讨论的内容,以及希望哪些人在何时给出怎样的反馈,可以节省预约参会人时间和预定会议地点的成本。同时,被提及的相关负责人可以在截止日期前随时在文档中通过直接编辑或评论的方式给出反馈。
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作者Lark 帮助中心
最后更新于2024-07-11
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