Bonjour et bienvenue dans le Chat Lark ! En plus de simplifier vos conversations en ligne quotidiennes au travail, Lark propose un éventail de fonctionnalités intéressantes et utiles pour vous aider à gérer les groupes de manière flexible, partager des documents aisément, hiérarchiser les discussions et collecter facilement des informations clés, afin de rendre la communication de votre équipe plus fluide et plus efficace que jamais !
Compétences Lark indispensables
Réactions emoji rapides - réponse plus rapide, notifications indésirables réduitesMessages en texte enrichi - un meilleur moyen d'intégrer plus d'informations dans les messagesBuzz d'un message - lorsqu'il est urgentÉpingler un message - s'il est importantTraduction de messages - conversez dans différentes langues facilementPartagez des Docs et définissez des autorisations dans les discussions - partage et collaboration fluidesMode Ne pas déranger - réduisez les distractions et restez concentré
Remarque : cliquez sur les liens hypertextes ci-dessous pour découvrir des étapes détaillées concernant l'utilisation de la fonctionnalité.
1. Créer et gérer des groupes
Points principaux : correspondance avec la structure organisationnelle, historique de discussion visible par les nouveaux membres
Groupe d'entreprise et groupes de services
Les administrateurs d'équipe peuvent créer un groupe d'entreprise et des groupes de services dans la console d'administration. Suite à la création de ces groupes, tous les nouveaux membres rejoindront automatiquement le groupe d'entreprise et le groupe de service correspondant au service auquel ils appartiennent, et ils quitteront automatiquement ces groupes après avoir quitté l'équipe ou le service.
Tous les membres d'équipe peuvent créer des nouveaux groupes et ajouter jusqu'à 5 000 membres à un groupe. Vous pouvez également créer une discussion de groupe directement depuis une discussion privée et synchroniser l'historique de discussion avec le nouveau groupe en un seul clic, afin que les membres qui rejoignent plus tard puissent prendre rapidement connaissance du contexte de la conversation.
Créer un groupe externe
Un groupe externe est un groupe qui contient des contacts externes, une étiquette rouge « externe » apparaît à côté du nom du groupe. Lorsque vous avez besoin de travailler avec des personnes extérieures à votre équipe (par ex. un travailleur indépendant ou un prestataire), vous pouvez créer un groupe externe pour faciliter la collaboration entre les équipes.
Afficher l'historique de discussion
Lorsque vous rejoignez un nouveau groupe, vous pouvez consulter tout l'historique de discussion de groupe afin de prendre rapidement connaissance du contexte des discussions en cours.
Vous pouvez non seulement modifier du texte, mais également insérer des documents dans une annonce de groupe. Tous les membres du groupe peuvent la modifier de manière collaborative et toutes les modifications seront enregistrées et mises à jour dans l'annonce en temps réel. Le propriétaire du groupe peut également définir « seul le propriétaire du groupe peut modifier l'annonce du groupe » si nécessaire.
2. Envoi de messages et partage de Docs
Points principaux : pratique, convivial, moins de notifications indésirables
Les messages concernant différents sujets sont souvent dispersés dans une discussion et il est facile de perdre la trace de la conversation pertinente. Dans Lark, vous pouvez répondre à un message spécifique et toutes les réponses à ce message seront liées par ordre chronologique dans un fil de discussion. Vous pouvez ouvrir le fil de discussion en cliquant sur l'une des réponses et poursuivre la discussion sans être distrait par d'autres messages.
Lorsque vous avez seulement besoin de donner une réponse simple du type « OK » ou « J'ai compris », envoyez plutôt une réaction emoji rapide. Dans les discussions de groupe, toutes les réactions emoji à un message sont affichées sur le message d'origine, et les membres du groupe autres que l'expéditeur du message ne recevront pas de notifications pour ces réactions.
Suite à l'envoi d'un message, une petite icône à côté de la bulle de message vous indiquera son statut lu/non lu. Si le message est envoyé dans une discussion de groupe, vous pouvez également afficher les membres spécifiques qui ont lu le message et ceux qui ne l'ont pas lu pour voir s'il a atteint les utilisateurs souhaités.
Vous pouvez rappeler un message envoyé sous 24 heures. Après le rappel, le message d'origine sera remplacé par « Ce message a été rappelé ». Dans un groupe, le propriétaire du groupe peut rappeler les messages envoyés par les membres du groupe.
Combiner et transférer des messages
Si vous souhaitez partager des messages avec des membres qui ne figurent pas dans la discussion en cours, vous pouvez sélectionner plusieurs messages et les transférer vers d'autres discussions.
Vous pouvez envoyer des messages audio avec votre téléphone portable ou convertir du contenu audio en texte. Vous pouvez également contrôler la progression de l'audio en faisant glisser le curseur de la barre de défilement sur chaque clip audio. Les messages audio peuvent être transférés vers d'autres discussions.
Si vous avez des messages urgents qui nécessitent une réponse immédiate, vous pouvez les envoyer sous forme de Buzz ! Lark propose trois méthodes de Buzz : alerte Lark, SMS et appel téléphonique, afin de garantir que votre message est reçu à temps.
Lorsque vous recevez un message dans une langue étrangère, vous pouvez le traduire facilement dans une langue que vous maîtrisez. Lark prend désormais en charge la traduction entre le chinois, l'anglais, le japonais et le thaï.
Contrairement aux messages en texte brut, un message en texte enrichi est semblable à une publication et prend en charge l'ajout d'un titre, l'insertion d'images et l'ajout d'une mise en forme de base. C'est un meilleur moyen d'intégrer plus d'informations dans un seul message et de rendre la communication plus efficace.
Partager des documents et définir des autorisations
Vous pouvez envoyer des fichiers locaux et des Docs Lark dans une discussion. Lorsque vous envoyez un Doc Lark, Lark vous permet de le prévisualiser et de définir des autorisations de document directement depuis la discussion, par exemple en accordant des autorisations de modification aux membres du groupe pour vous permettre de commencer immédiatement à co-éditer le document.
3. Trier et organiser les discussions
Points principaux : aide à hiérarchiser les conversations, à réduire les distractions et à rester concentré
Vous pouvez épingler une discussion importante au Commutateur rapide, qui se trouve en haut de votre liste de discussions, afin de pouvoir la consulter et y répondre rapidement.
Lorsqu'une discussion nécessite votre attention et que vous n'avez pas le temps de vous en occuper immédiatement, vous pouvez la marquer pour plus tard. Toutes les discussions marquées seront ajoutées à une liste repliée juste en dessous du Commutateur rapide afin que vous puissiez facilement les trouver et les consulter plus tard.
Marquer comme Terminé
Si vous ne voulez pas être submergé par un trop grand nombre de discussions, vous pouvez marquer une discussion que vous ne suivez plus comme terminée afin de la supprimer de votre liste de discussions. L'historique de ces discussions ne sera pas supprimé et vous pourrez toujours les rouvrir à tout moment.
Vous pouvez déplacer certaines discussions de groupe moins importantes vers la zone de discussion. Les discussions dans la zone de discussion seront mises en sourdine et vous recevrez uniquement des notifications de message lorsque quelqu'un vous mentionne ou vous envoie un Buzz dans ces discussions. Cela aide à réduire les distractions et vous permet de retrouver plus facilement ces discussions plus tard.
Mettre en sourdine les notifications
Vous pouvez désactiver les notifications d'une discussion. Le nombre de nouveaux messages de la discussion s'affichera en gris et vous ne recevrez pas de notifications concernant les nouveaux messages de cette discussion.
Lorsque vous avez besoin de vous concentrer sur quelque chose et que vous ne souhaitez pas être dérangé par d'autres messages, vous pouvez activer le mode Ne pas déranger et définir une durée de votre choix. En mode Ne pas déranger, vous ne recevrez pas de notifications pour les messages, à l'exception des alertes Buzz et des appels audio/vidéo.
Catégories de boîte de réception
Votre boîte de réception contient tous les types de messages que vous recevez, y compris les messages des discussions, des Docs et des contacts externes. Ils sont regroupés dans la boîte de réception afin que vous puissiez les afficher par catégorie.
4. Marquer et collecter des informations importantes
Points principaux : trouver facilement des informations clés dans un grand nombre de messages
Vous pouvez épingler un message important afin d'éviter qu'il ne soit noyé parmi de nombreux autres messages triviaux. Tout membre d'un groupe peut épingler un message. Tous les messages épinglés sont rassemblés en un seul endroit pour un accès plus facile et visibles par tous les membres du groupe.
Vous pouvez ajouter un message que vous trouvez utile à vos Favoris pour le relire ultérieurement.
Vous pouvez rechercher rapidement différents types d'informations, notamment des contacts, des groupes, l'historique de discussion, des Docs et des événements de calendrier dans le Chat, et utiliser le filtre pour vous aider à trouver les informations exactes dont vous avez besoin.
En plus des fonctionnalités ci-dessus, le Chat Lark offre de nombreuses autres fonctionnalités avancées et meilleures pratiques qui peuvent contribuer à améliorer facilement la communication et l'efficacité de votre équipe. Essayez-le dès maintenant !
Susceptible de vous intéresser