議事録アプリおよびツールを選ぶときの7つのポイントについて解説します。そのポイントは以下の通り。

• 自社が重視する機能が備わっているか

• メンバー全員が使いこなせるか

• 予算を超えない価格か

• 音声認識精度が高いか

• 外部ツールと連携可能か

• メンバーが使用しているデバイスで使いやすいか

• セキュリティ対策が整っているか

それぞれについて深堀します。

自社が重視する機能が備わっているか

まず、注目すべきポイントは、自社が重視する機能が備わっているか、という点です。

たとえば、日本語以外を母国語にするメンバーがいるなら、翻訳機能があったほうがよいかもしれませんし、専門用語が多い会議ならユーザー辞書登録機能が付いていたほうがよいかもしれません。

業務を効率的におこなうために、必要な機能を洗い出しましょう。

メンバー全員が使いこなせるか

新人や途中参加したメンバーにとっても使いやすく、簡単に使いこなせるようになるか、というポイントも大切です。

普段はITツールに触れる機会が少ない人にとっても、使いやすいか、という観点を持ちましょう。議事録作成や確認が負担に感じてしまうアプリは避けたいところ。

予算を超えない価格か

議事録アプリを導入する場合は、あらかじめ予算を決めておくのがおすすめ。その予算内で導入できる議事録アプリかチェックしましょう。

なかには、無料で利用し始めることができる議事録アプリもありますが、単純に安いから良いというわけではなく、費用対効果が高いものを選んでください。

音声認識精度が高いか

文字起こしをするうえで、重要なのが音声認識精度です。

音声認識精度が低い場合、品質がよくない議事録ができあがり、人間が修正する必要があります。人間の修正が大きく必要であれば、業務改善効果は低いと言えるでしょう

業務を効率化させるためには、音声認識精度が高いものを選ぶのが大切です。

外部ツールと連携可能か

議事録アプリのなかには、カレンダーやメールなどほかの外部ツールと連携させられるものもあります。

たとえば、カレンダーと連携させることができれば、会議で決まった次のスケジュールを押さえやすく便利に感じるでしょう。

これら外部ツールとの連携についても、「自社が重視する機能が備わっているか」と同じように考えてみてください。

メンバーが使用しているデバイスで使いやすいか

外出が多いメンバーにとっては、外でパソコンを開くのが難しく、できればスマートフォンやタブレットで議事録を作成したり編集および確認したりできたほうが便利かもしれません。

そのため、自社のメンバーにとって使いやすいデバイスは何かということを意識してください。また、Mac対応かWindows対応のいずれか、という点も議事録アプリによっては重要になってくることもあります。

セキュリティ対策が整っているか

会議では、ほかには漏らすことができない重要な情報が飛び交うこともあるはずです。そのため、セキュリティ対策が整っているか、という点も重要です。

とりわけ、クラウド上で共有および保管する場合は、不正アクセスを防げる機能やアクセスログを記録する機能などの対策が取られているものを選んだほうがよいかもしれません。

導入するか悩んでいる議事録アプリをほかのどのような企業や自治体が導入しているかどうかも参考になります。