社内のコミュニケーションの活性化のため、メールではなく社内SNSを導入する企業が増えてきました。しかし、社内SNSのメリットだけではなくデメリットにも目を向けなければいけません。
そこで本記事では、社内SNSが浸透してきた背景から、導入するメリット・デメリットまでわかりやすく解説します。
さらに、社内SNSを導入する際のポイントについても解説するため、これから社内SNSを導入しようかどうか検討している方はぜひ読んでみてください。
社内SNSとは、社内でのコミュニケーションに使うSNSのこと。企業に在籍する社員のみが使用できます。
そもそもSNSとは「Social Networking Service」を省略したもので、InstagramやX、LINEなど、プライベートで使用している方も多くいるはず。その慣れ親しんだSNSを企業内で活用することで、コミュニケーションの活性化につなげます。
主な機能
社内SNSの主な機能は以下の通りです。
チャット機能
グループ機能
アップロード機能
基本的に、InstagramやX、LINEなどと同じような機能を持っています。短文でポンポンメッセージを送りやすいため、円滑なコミュニケーションを促進させます。
社内SNSが浸透してきた背景
社内SNSが浸透してきた背景としては、コミュニケーション手段の変化が挙げられます。
かつては、仕事だけではなくプライベートでも電話やメールが主なコミュニケーション手段でしたが、今ではSNSのDM（ダイレクトメール）でコミュニケーションを取る方も少なくありません。
とりわけ若い世代の方にとって、SNSは親しみ深く、肩ひじ張らずコミュニケーションを取れる一番の方法だと言う方も少なくありません。
メールよりも気軽にメッセージを送りやすいため、今までは質問するかどうか悩んでしまうような状況でも積極的にコミュニケーションを図るようになった方もいるでしょう。
社内SNSのメリット
次に、社内SNSのメリットについて解説します。ポイントは以下の3つです。
社内コミュニケーションを活性化できる
円滑に情報共有をおこなえる
リモートワークを促進させることができる
それぞれについて詳しく説明します。
社内コミュニケーションを活性化できる
社内SNSを導入すると、コミュニケーションが活性化します。社内SNSは、気軽にメッセージを送れるだけではなく、「いいね」や「返信」などで、メッセージを読んだことを相手に伝えられ、一方通行のコミュニケーションとなりにくいためです。
社内SNSで議題が上がり「これは直接話し合って議論したほうがよい」と思ったら、対面あるいはビデオ会議に切り替えることも十分可能ですし、柔軟な社内コミュニケーションを図れるでしょう。
円滑に情報共有をおこなえる
社内SNSでは「〇〇さん、お疲れ様です」や署名などといった、ビジネスメールでの定型的なフレーズは省略されることが多く、目的をダイレクトに伝えられ、円滑に情報共有できる方が増えてきています。
さらに、電話やビデオ会議のように、相手を特定の時間拘束させることがないため、メッセージを送る側にとっても気楽さがあります。
こういったようにメッセージを送るハードルが下がれば「もしかしたら相手は知っているかもしれないし、情報共有しようか悩む」という内容でも「ご存じかもしれませんが」の一言を付けてコミュニケーションを取るようになったという事例も多くあります。
リモートワークを促進させることができる
社内SNSをうまく活用できると、リモートワークを促進することができます。完全リモートワークではなくとも、週3日は自宅からアクセスして働いているという方もいるでしょう。
そこで、まるで社内にいるかのようにいろいろな情報を知ることができる社内SNSが活躍します。リモートワークの欠点は、課題を一人で抱え込みやすくなってしまうこと。
しかし、社内SNSを導入することで、この課題を解決できるかもしれません。
社内SNSのデメリット
メリットに対して、社内SNSのデメリットもあります。
不正アクセスの恐れがある
仕事とプライベートの境界線が曖昧になる恐れがある
それぞれについて詳しく説明します。
不正アクセスの恐れがある
通常、社内SNSにアクセスするためには、社員一人ひとりに割り振られたIDとパスワードが必要になりますが、不正アクセスにより情報が漏洩してしまう可能性が少なからずあります。
そのため、顧客情報や個人情報といった重要な情報は、社内SNSで書き込まないようにする、または、端末認証やIPアドレスの制限といったセキュリティ対策を取ることをおすすめします。
社内SNSツールによっては、セキュリティ対策に強みを持つものもあるため、選ぶときはこういったことも考慮するとよいでしょう。
仕事とプライベートの境界線が曖昧になる恐れがある
社内SNSの通知をプライベート用のスマートフォンでも受け取れるように設定していると、仕事とプライベートの切り替えがうまくできないこともあります。
プライベートのSNSですら、「SNS疲れ」と呼ばれる現象が起きてしまうこともあるため、「今からはプライベートの時間で仕事のことは考えない！」と強く意識することも大切です。
こういった仕事とプライベートの切り替えをうまくできるような仕組みを取っていないと、社員のモチベーション低下につながる恐れもあります。
社内SNSでトラブルを招かない方法
社内SNSでトラブルを招かない方法を3つ紹介します。
文章の印象を社風や周囲に合わせる
長時間の既読無視は避ける
プライベートは切り替える
電話やメールにマナーがあったように、社内SNSにも守ったほうがよいことがあるため、詳しく説明します。
文章の印象を社風や周囲に合わせる
社内SNSでのメッセージやスタンプなどは社風や周囲に合わせるように意識するとよいでしょう。
たとえば、周囲は「お疲れ様です！」といったように記号（！）を使って、フランクに話しているにもかかわらず、いつまで経っても堅苦しい文章しか送っていないと、とっつきにくい印象を与えてしまうかもしれません。
反対に、いくら社内SNSとはいえ、上司にフランクな対応を取るのは失礼にあたるでしょう。あくまでの社内SNSはビジネスツールのひとつと捉えつつ協調性を大切にしてください。
長時間の既読無視は避ける
社内SNSツールによっては、相手が既読したかどうかわかるものもあります。そういったツールの場合、長時間の既読無視は避けてください。
これはメールと同じですぐに回答できない場合でも「わかり次第、改めて連絡します」といった一言を送る気遣いを持つことが大切です。
もし、自分が長時間にわたって既読無視されていたら、憤ったり心配になったりするでしょう。自分がされて嫌なことは相手にしないというルールを守りたいですね。
プライベートは切り替える
相手との関係性にもよりますが、社内SNSであまりにもプライベートな話はしないようにすることをおすすめします。
ただでさえ、社内SNSのデメリットでも挙げた通り、社内SNSは仕事とプライベートの境界線が曖昧になりやすいので、意識して切り替える必要があります。
プライベートなコミュニケーションをたくさん取ってしまった影響で、重要な仕事のメッセージが埋もれてしまった、または、セクハラやパワハラまがいのことをしてしまった、ということも起こりかねません。
社内SNSを浸透させる3つのコツ
社内SNSを導入したものの、いまいち浸透せず、今まで通り電話やメールが主なコミュニケーション手段になってしまっているという企業もあるかもしれません。
そういったときに意識したい社内SNSを浸透させる3つのコツを紹介します。
社内SNSの導入目的を明確にして共有する
運用ルールを設ける
全員が積極的に利用できるよい雰囲気をつくる
それぞれについて詳しく説明します。
社内SNSの導入目的を明確にして共有する
まず、社内SNSの導入目的を明確にして社員に共有することをおすすめします。
その際には、自社が抱えている課題や達成したい目標を明確にし、それらを解決または達成するために、社内SNSを導入したことを伝えます。
社内SNSの必要性がわからないと、「今まで通りのコミュニケーション手段で問題ないから、新しいことには取り組まない」という姿勢を持つ社員もいるかもしれません。
運用ルールを設ける
社内SNSは、フランクなコミュニケーションがしやすい雰囲気があるものの、その分緊張感に欠け、モラルのないメッセージになってしまう恐れもあります。
そのため、事前に運用ルールを定義して、マナーよく社内SNSを使ってもらうようにしましょう。もし、何かトラブルがあれば対応する社内窓口も周知したいですね。
全員が積極的に利用できるよい雰囲気をつくる
社内SNSで避けたいことは、一部の社員のみが使用していて、社内に断裂が見られること。
コミュニケーションを活性化させるために社内SNSを導入したのにもかかわらず、社内SNSを導入したことで疎外感を感じる社員が出てきてしまっては目も当てられません。
社内の全員が積極的に利用できるよい雰囲気をつくりましょう。
社内SNSを選ぶ際の3つポイント
社内SNSにLarkを使おう
本記事では、社内SNSのメリット・デメリット、導入の際のポイントなどを解説しました。近年、社内SNSを導入する企業はどんどん増えています。
コミュニケーションを活性化すると、社員同士のつながりが深まり、何かトラブルがあったときも一致団結して取り組めるようになったという事例もあります。
しかし、多くの社内SNSツールがあるため、どれを導入しようか悩む方もいるかもしれません。そこでおすすめしたいのが、「Lark モーメンツ」です。
「Lark モーメンツ」とは、社員が自由に発言できるスペースのことです。このメンバーは管理者によって制限可能で、メンバーに含めるかどうか自由に判断できます。社員はコメントを投稿したり、絵文字で返信したりして、他のメンバーとコミュニケーションを図れます。
「Lark モーメンツ」はLarkのPROプランに加入すると利用できるのですが、1ユーザーあたり1,420円と大変安くなっています。
継続して利用するには、コストの低さも重要なポイント。少しでも興味を持ったら、「Lark モーメンツ」をチェックしてみてください。
