文書管理とは、書類やファイルを整理したり、文章の作成者や更新者、閲覧者などを管理したりすることです。
企業は、報告書やマニュアル、契約書など、さまざまな書類を取り扱っており、すべてを紙の書類で管理することは難しいでしょう。
そこで活用したいのが文書管理ツールです。本記事では、文書管理ツールを導入するメリット・デメリットや文書管理ツールの選び方などを解説します。
最後に、低コストで導入できる便利な文書管理ツールを紹介するため、ぜひ読んでみてください。
文書管理とは、報告書やマニュアル、契約書などの書類を整理整頓して、作成者や更新者、閲覧者などを管理することを指します。
文書管理というと、紙の書類をイメージする方もいるかもしれませんが、電子データの書類を管理することも文書管理と言います。
企業は、多くの書類を扱い、必要なときに必要なデータをすぐに探し出すことが必要ですので、適切な文書管理が求められるわけです。
文書管理の目的や重要性
文書管理の目的や重要性は主に3つあります。
業務を効率化させて生産性を高める
品質を安定させて顧客満足度を上げる
企業のコンプライアンスを強化する
それぞれについて詳しく説明します。
業務を効率化させて生産性を高める
書類のなかには、毎日閲覧するものもあれば、年に1回だけ閲覧するものもあるでしょう。さらに、一時的に必要な書類だけではなく、中長期的に保存が必要な書類もあります。
こういったさまざまな書類は優先順位を付けて、きちんと保存しなければいけません。大切なのが、保存場所がわからない、または、紛失したかもしれないという状況を防ぐこと。
必要なデータを必要なときにすぐに探し出せると、業務効率が上がります。その結果、生産性を高めることにもつながるでしょう。
品質を安定させて顧客満足度を上げる
文書管理が適切におこなわれていると、問い合わせがあった際に該当する書類をすぐに共有できたり、以前の書類と書式を合わせたりして対応の品質を安定させることができます。
たとえば、問い合わせに対するマニュアル書類をすぐに見つけ出せなければ、相手を困惑させることになり、しいては企業としての信頼が揺らいでしまうかもしれません。
ビジネスの世界ではスピーディーな対応が求められるため、心地よい対応をして顧客満足度を上げましょう。
企業のコンプライアンスを強化する
書類のなかには、顧客情報や個人情報が記載されているものもあるはずです。数ある書類のなかでもこれらは慎重に取り扱う必要があります。
これらの書類が外部へ流出してしまうと、社会的信用を失い、暗雲が立ち込めるでしょう。信用できない企業とは取り引きしない、または、商品やサービスを購入しないと判断する方も多くいます。
さらに、書類によっては、何年間かの保存義務が定められているものもあり、何らかの事情で提示を求められたときに対応できないと、然るべき対応が取られます。
企業のコンプライアンスを強化するうえでも、文書管理は非常に重要な業務のひとつです。
文書管理ツールを導入する4つのメリット
次に、文書管理ツールを導入する4つのメリットについて解説します。
保存や管理を適切におこなえる
必要なときに必要な書類をすぐに探すことができる
ペーパーレス化を進められる
アクセス権限を付与することでセキュリティを高められる
それぞれについて詳しく説明します。
保存や管理を適切におこなえる
紙の書類をファイリングして文書管理をおこなったことがある方ならわかるかもしれませんが、どんどん増えていく紙の書類を適切に保存および管理することは非常に難しいです。また、棚や倉庫など、紙の書類を保管する広い場所が必要になってきます。
そのような業務を経験すると、文書管理ツールを使って電子データで書類を整理するのは非常に楽だということに気付くはずです。
必要なときに必要な書類をすぐに探すことができる
文書管理ツールの大きなメリットとして、必要なときに必要な書類を探し出すのが容易ということが挙げられます。
たとえば、パソコンの検索窓で「コピー機マニュアル」と入力して検索すれば、タイトルに「コピー機マニュアル」と書かれている書類をすぐに探し出すことができます。
コピーするのも簡単で、「20240401」「20230401」といったようにファイルを作成した日付をファイル名に付けておくと、過去のデータと比較することも可能です。
さらに、文書管理ツールによっては、誰がいつ変更したか、という記録が自動で残るものもあるため、紙の書類の管理よりも非常に業務効率を上げることができます。
ペーパーレス化を進められる
文書管理ツールを導入すれば、紙に印刷する必要性がなくなり、ペーパーレス化を進められます。
紙1枚のコストはさほど高くありませんが、それが何百枚何千枚となると大きなコスト負担になります。さらに、物理的な保管場所や、ファイリングあるいは保管場所まで移動させる労力などもコストだと言えるでしょう。
すでにある紙の書類も、スキャナや複合機などで読み取り、電子データ化することも可能です。いまからでもペーパーレス化に取り組むことができます。
アクセス権限を付与することでセキュリティを高められる
書類を電子データ化すると、情報漏洩につながる恐れがあると考える方もいるかもしれませんが、アクセス制限を付与したりパスワードを付けたりすることで、セキュリティ強化を図れます。
たとえば「この書類は部課長しか閲覧できないようにする」と設定することも容易です。
文書管理ツールを導入する2つのデメリット
文書管理ツールを導入する2つのデメリットについて解説します。
ツールを使いこなすためのトレーニングが必要
導入コストや運用コストがかかる
それぞれについて詳しく説明します。
ツールを使いこなすためのトレーニングが必要
複雑な文書管理ツールを導入してしまうと、それを使いこなすことが難しい従業員が出てきて、社内トレーニングが必要になるかもしれません。
とりわけ、新入社員は、企業で働くこと自体が初めての経験ですので、文書管理ツールを使いこなすのが難しい恐れがあります。
そういった場合は、先輩がサポートしたり、あらかじめマニュアルを作成したりする対策が必要です。
導入コストや運用コストがかかる
文書管理ツールによっては、導入コストや運用コストの負担が大きいこともあります。そのため、その費用に見合う効果やメリットがあるのが、きちんと見定めてから導入することを決めましょう。
ただし、文書管理ツールのなかには無料で使い始められるものもあります。たとえば、創造性と生産性向上のため、文書管理やチャット、ビデオ会議、メール、ワークフローなどを1つのプラットフォームに統合したサービスを提供する「Lark」が運営する「Lark Docs」なら、無料で利用開始できます。
さらに、制限を解消した「PROプラン」でも、1ユーザーあたり月額1,420円と大変低コストなため、ぜひ検討してみてください。
文書管理ツールの選び方
続いて、文書管理ツールの選び方について解説します。ポイントは以下の4つです。
オンプレミス型かクラウド型か
タイムスタンプや電子署名が必要かどうか
スマートフォンやタブレットでも利用できるか
セキュリティ対策がおこなわれているか
それぞれについて詳しく説明します。
オンプレミス型かクラウド型か
文書管理ツールは、大きく「オンプレミス型」と「クラウド型」の2つに分けられます。
オンプレミス型は利用する企業ごとに自社サーバー上で文書を管理するもので、クラウド型はインターネット上のサーバーを利用して文書管理するものです。
オンプレミス型は、自社サーバー上で管理しているため、セキュリティを高められるメリットがありますが、初期費用が高い傾向があり、定期的なメンテナンスも必要です。
対して、クラウド型は、初期費用が安く、メンテナンスが不要で、バージョンアップしていくのが簡単というメリットがあります。ただし、インターネット上のサーバーを利用しているため、セキュリティ対策がきちんとおこなわれているかどうかは、必ず確認してください。
タイムスタンプや電子署名が必要かどうか
2024年1月から完全義務化された電子帳簿保存法を遵守するためには、タイムスタンプや電子署名の付与が必要です。
なお、タイムスタンプとは書類の作成日時を印字するもので、電子署名とは作成者を記名するもの。それらがないと書類として認められないこともあります。
そのため、作成する書類を具体的にイメージしてみて、タイムスタンプや電子署名が必要かどうかを検討してください。
スマートフォンやタブレットでも利用できるか
リモートワークも進んだ現代では、スマートフォンやタブレットからでも書類を読んだり作成したりできることが求められる機会が増えてきています。
たとえば、営業の方が、取引先への移動中に前回の議事録を確認することもあるかもしれません。そういったことを考慮すると、パソコンだけではなくスマートフォンやタブレットでも閲覧および作成ができるか、ということもひとつのチェックポイントになります。
セキュリティ対策がおこなわれているか
顧客情報や個人情報、機密情報を取り扱うため、セキュリティ対策がきちんとおこなわれているか必ず確認するようにしましょう。
また、補足すると、人間の誤操作によって外部にデータが流れてしまう可能性もあるため、あらかじめ運用ルールを定めておく必要もあるでしょう。
便利な文書管理ツール「Lark Docs」とは
文書管理に「Lark Docs」を使おう
本記事では、文書管理の目的や重要性、文書管理ツールのメリット・デメリットなどについて解説しました。
文書管理ツールのメリットはいくつもあるため、まだ導入していない企業は積極的に導入を検討してみてください。
ただし、お試しで文書管理ツールを使ってみて、その利便性を確認してから本格的に文書管理ツールを導入したい方もいるかもしれません。そのような方は、ぜひ「Lark Docs」を一度お試しください。無料で利用開始できるため、お気軽に使ってみてくださいね。
