みなさんは「社内wiki」というものをご存じでしょうか。
社内wikiとは、社内で情報を蓄積および共有するためのWikipedia（ウェキペディア）のようなもののこと。
本記事では、そんな社内wikiについて、主な機能やメリット・デメリット、ツールの選び方などを解説します。
IT会社では導入されていることが多い、社内wikiですが、初めて知ったという方もいらっしゃるかもしれません。わかりやすく説明するため、ぜひ参考にしてみてください。
社内wikiとは、社内で情報を蓄積および共有するための掲示板またはWikipedia（ウェキペディア）のようなもののこと。
インターネット検索で人名や会社名などを検索すると、上位にWikipediaサイトが表示されることがあるかと思います。社内wikiは、その会社版です。
社内の従業員なら、誰でも記事ページを閲覧および作成、編集できて、さまざまな情報を共有することができます。
反対に言うと、社内の従業員でない場合は、アクセスできないため、閲覧および作成や編集ができません。
そのため、社内の業務マニュアルや各種申請方法、議事録フォーマットなどを公開して、共有するのに役立ちます。
業務では属人化を防ぐのが大切だとよく言われますが、社内wikiを有効活用すると、担当者しか知らないという状況を緩和させることができます。
社内wikiの主な機能
社内wikiの主な機能は以下の通りです。
文書作成および編集
データや資料の共有
データや資料の検索
コメント
変更履歴の管理
権限設定
セキュリティ対策
ウェブ上で文書作成および編集ができるだけではなく、データや資料を共有でき、検索してすぐに探し出すことができます。
さらに、社内wikiのページに対して、一言コメントを残すことができます。たとえば「この資料を共有してくださり、ありがとうございます！助かりました」といったコメントを残すと、ページ作成者に感謝の気持ちを伝えられ、よい社風を生み出すことができるでしょう。
そして、いつの情報かわかるように変更履歴の管理ができたり、この部署でだけ共有したいことは権限設定をしたりすることも可能です。
セキュリティ対策としては、アクセスログの管理や2段階認証などが挙げられます。
社内SNSとの違い
社内wikiと混合されやすいものとして「社内SNS」があります。
社内wikiは、会社専用のWikipediaのようなものに対し、社内SNSはチャットや音声通話、ビデオ通話など、コミュニケーションツールとしての役割が大きいです。
社内SNSは、社内のコミュニケーションを活性化するのに役立ちますが、基本的にリアルタイムでのやりとりですので、新しいチャットが来ると、どんどん古いチャットは流れていってしまいます。
そのため、社内情報の蓄積については、社内wikiのほうが優れていると言えるでしょう。
社内FAQとの違い
社内wikiは、社内FAQと混同されることもあります。
社内FAQとは、公式サイトの定番ページ「よくある質問」の社内版です。
社内wikiと似た一面も持っていますが、社内FAQは特定の管理者を定めて、よく内容を精査して定期的に更新していくことが多いでしょう。
対して、社内wikiは、従業員なら誰でも作成および編集できるのがほとんどですので、その点が違います。
また、社内wikiの中に社内FAQページを作成している企業もあるでしょう。つまり、社内FAQは、社内wikiの一部になることもあると捉えるとよいかもしれません。
社内wikiを導入するメリット
次に、社内wikiを導入するメリットについて説明します。ポイントは以下の3つです。
ナレッジを一元管理しつつ共有できる
業務を効率化できる
人材育成コストを抑えられる
それぞれについて深堀します。
ナレッジを一元管理しつつ共有できる
社内wikiを活用すると、ナレッジを一元管理しつつ共有できるようになります。
たとえば、新人が入社してきた場合、「有給休暇の申請はどうしたらよいのですか？」と先輩に尋ねるのではなく、自分で社内wikiを見て、申請の仕方を学ぶことができます。
先輩も本人も、手間を簡略化でき、円滑に業務を遂行できるでしょう。
さらに、社内wikiを適切に運用することで、担当者しか知らないといった業務の属人化を防ぐのにも役立ちます。
そして、一元管理することで「あれ、どこだっけ？探さなくちゃ」という無駄な時間を減らすことができ、生産性を上げられるでしょう。
業務を効率化できる
他部署から異動してきた従業員は、わからないことがたくさんあるため、いろいろな人に聞いて回る必要があるかもしれません。
しかし、社内wikiがあればすぐに回答を得られるでしょう。質問するという行為は、相手の手を止めることになるため、気を使わないといけませんが、社内wikiであればそのあたりは何も悩む必要はありません。
疑問があれば社内wikiで検索する、という社風が生まれるのが理想的です。
人材育成コストを抑えられる
新人はわからないことが多く、そのたびに先輩に聞くのは煩わしいですが、社内wikiを見ることで理解できれば、新人を育成するコストを抑えられることになります。
また、新人教育や研修の資料を社内wikiに置いておくことで、自分で成長する機会を与えることができます。
異動や退職に伴う引き継ぎも同様です。社内wikiにて共有できていれば、人材育成コストはずいぶん抑えられるでしょう。
社内wikiを導入するメリット
次に、社内wikiを導入するメリットについて説明します。ポイントは以下の3つです。
ナレッジを一元管理しつつ共有できる
業務を効率化できる
人材育成コストを抑えられる
それぞれについて深堀します。
ナレッジを一元管理しつつ共有できる
社内wikiを活用すると、ナレッジを一元管理しつつ共有できるようになります。
たとえば、新人が入社してきた場合、「有給休暇の申請はどうしたらよいのですか？」と先輩に尋ねるのではなく、自分で社内wikiを見て、申請の仕方を学ぶことができます。
先輩も本人も、手間を簡略化でき、円滑に業務を遂行できるでしょう。
さらに、社内wikiを適切に運用することで、担当者しか知らないといった業務の属人化を防ぐのにも役立ちます。
そして、一元管理することで「あれ、どこだっけ？探さなくちゃ」という無駄な時間を減らすことができ、生産性を上げられるでしょう。
業務を効率化できる
他部署から異動してきた従業員は、わからないことがたくさんあるため、いろいろな人に聞いて回る必要があるかもしれません。
しかし、社内wikiがあればすぐに回答を得られるでしょう。質問するという行為は、相手の手を止めることになるため、気を使わないといけませんが、社内wikiであればそのあたりは何も悩む必要はありません。
疑問があれば社内wikiで検索する、という社風が生まれるのが理想的です。
人材育成コストを抑えられる
新人はわからないことが多く、そのたびに先輩に聞くのは煩わしいですが、社内wikiを見ることで理解できれば、新人を育成するコストを抑えられることになります。
また、新人教育や研修の資料を社内wikiに置いておくことで、自分で成長する機会を与えることができます。
異動や退職に伴う引き継ぎも同様です。社内wikiにて共有できていれば、人材育成コストはずいぶん抑えられるでしょう
社内wikiを導入するデメリット
続いて、社内wikiを導入するデメリットについて説明します。ポイントは以下の2つです。
手間をかけて作成したのに従業員に活用されないこともある
社内wikiに対する意識が二極化して揉める可能性がある
それぞれについて詳しく解説します。
手間をかけて作成したのに従業員に活用されないこともある
まず、手間をかけて社内wikiを導入したのにもかかわらず、従業員に社内wikiで検索するという習慣が身に付かず、結局使われていないという状況になることもあります。
社内wikiが有効活用されない原因としては、以下の2つが挙げられるでしょう。
使い勝手が悪い
必要な情報が蓄積されていない
つまり、検索しにくくてほしい情報を手に入れにくい、または、必要な情報がそもそも蓄積されていないという状況だと、社内wikiは活用されません。
とりわけ、最初は社内wikiを導入する部門で、積極的に有益な情報を共有して、サポートする姿勢が求められるでしょう。
社内wikiに対する意識が二極化して揉める可能性がある
社内wikiは有効活用するとかなり役立つツールなのですが、社内wikiに対する意識が二極化して揉める可能性も潜んでいます。
情報を閲覧するばかりの従業員が多ければ、情報を作成および編集している従業員の負担が大きくなってしまいます。閲覧して気付いた点は編集するといった、手間を惜しまない雰囲気づくりが大切です。
社内wikiを導入する際のポイント
ここからは、社内wikiを導入する際の5つのポイントについて説明します。
情報は一元管理して検索しやすくまとめる
社内wiki推進担当者を決める
運用ルールを定める
運用前にいくつか情報を掲載しておく
書き込みに対してインセンティブなどを用意する
それぞれについて深堀します。
情報は一元管理して検索しやすくまとめる
情報は、一元管理して検索しやすくまとめるという基本的なことに忠実になってください。
たとえば、部署ごとに保管場所や整理の仕方などを変えてしまうと、混乱することもあるはずです。そのため、社内wikiの導入を任された担当者が、フォーマットを用意してあげて、それに従えば一元管理できるような体制を整えるとよいでしょう。
社内wiki推進担当者を決める
社内wikiは軌道に乗るまで時間がかかるもの。そして、社内wikiの便利さを浸透させるための啓蒙活動をおこなうことが大切です。
そのため、部署ごとやチームごとに社内wiki推進担当者を決めることをおすすめします。社内wikiに肯定的な意見を持つ方に任命できればよいですね。
運用ルールを定める
社内wikiを導入するときは、事前に運用ルールを定めておかなければいけません。
たとえば、ファイルの名前の付け方やユーザーの権限設定、更新のタイミングなどを決めましょう。さらに、情報は常に最新版で正確な内容であるという状況が理想的です。
「社内wikiに載っている情報は古いから参考にならない」というような意見を出してしまってはいけません。
運用前にいくつか情報を掲載しておく
全従業員に社内wikiを共有する前に、いくつか情報を掲載しておくことをおすすめします。
社内wikiはこのようなデザインで見やすく、どんどん情報を共有すると、社内にナレッジが蓄積されてよい循環が生まれることを具体的にイメージしてもらうためです。
「このように使うといいんだ。けっこう使いやすい」と感じてもらえるとよいですね。
書き込みに対してインセンティブなどを用意する
どうしても情報の蓄積が促進されないと思ったら、書き込みに対して、インセンティブを用意することも検討するとよいでしょう。
上司から称賛されるだけでも効果があるかもしれません。社内wikiに積極的な従業員の背中を押してあげてください。
社内wikiツールの選び方
最後に、社内wikiツールの選び方を3つ紹介します。
自社に合った機能が備わっているか
情報の更新および検索がしやすいか
セキュリティ対策が十分か
それぞれについて解説します。
自社に合った機能が備わっているか
自社に合った必要な機能がすべて備わっているか確認してください。前述した通り、社内wikiの主な機能は以下の通りです。
文書作成および編集
データや資料の共有
データや資料の検索
コメント
変更履歴の管理
権限設定
セキュリティ対策
これらがきちんと揃っているか確認しましょう。
情報の更新および検索がしやすいか
従業員みんなにとって使いやすいか、という点も意識して選んでください。従業員の中にはITリテラシーが高くない方もいるかもしれません。そういった方々にとってストレスになるような複雑な社内wikiは導入しないほうがよいでしょう。
多くの従業員が頻繁に利用してこそ、社内wikiを導入する意味があるので、情報の更新および検索がしやすいか、という点も重視してください。
セキュリティ対策が十分か
社内wikiにおいてもセキュリティ対策は必須です。
もし顧客データや取引履歴などが流出してしまっては、会社の評判が落ち、大きな損失を被るでしょう。そのため、セキュリティ対策が十分なツールを選んでください。
