続いて、名刺管理ソフトを導入するメリットについて解説します。ポイントは以下の4つです。

• 名刺管理をデジタル化できて一元管理して外出先からでもアクセスできる

• 情報共有が簡単におこなえる

• 名刺の紛失や情報流出のリスクを下げる

• 名刺の保管場所が要らない

それぞれについて詳しく説明します。

名刺管理をデジタル化できて一元管理して外出先からでもアクセスできる

名刺管理ソフトは簡単かつ円滑に、デジタル化を進めることができます。さらに情報の一元管理ができて、情報の更新も簡単です。

とりわけ情報更新の簡単さは非常に重要です。テレアポひとつとってみても、過去に「もう電話してこないでほしい」といった相手に再度アプローチするのは適切ではありません。

インターネット上で「迷惑な営業電話が多い。もう電話しないでほしいと言ったのにしつこい」といった口コミを書かれてしまうと、会社の評判を下げることになります。

また、アクセスの容易さや検索のしやすさなども、ビジネスを進めるうえで重要なこと。紙での名刺管理では紛失や破損のリスクが高く、紙の名刺を持って外出するのは負担になることもあるでしょう。

名刺管理ソフトも情報漏洩のリスクがある、という指摘を考える方もいるかもしれませんが、セキュリティ対策が万全な名刺管理ソフトも多く、安心して使用できます。

情報共有が簡単におこなえる

名刺管理ソフトを使うと、デジタル化された情報を共有しやすいというメリットがあります。

たとえば、クラウド管理された情報であれば、オンタイムで情報を共有することもできるでしょう。チームメンバー内の意思疎通を円滑におこなうことができれば、作業効率や生産性を上げることもできます。

さらに、顧客情報の共有により、一貫性のあるアプローチができ、成約につなげられるかもしれません。

また、担当を引き継ぐ場合、すでに情報がデジタル化および共有できているため、楽に進めることができ、引き継ぎ漏れのリスクを下げられるでしょう。

名刺の紛失や情報流出のリスクを下げる

デジタル化した名刺管理は、物理的に紛失のリスクがありません。さらに、セキュリティ対策が万全な名刺管理ソフトを導入することで、情報漏洩のリスクを抑えることができます。

特定の顧客情報のみ、アクセスできる人を制限することもでき、機密性が高まります。

名刺の保管場所が要らない

名刺管理で案外困るのが、名刺の保管場所です。

大切な顧客情報が記載されているため、乱雑に扱うことはできませんし、保管場所には気を付けないといけません。

職種によっては、どんどん名刺が増えていくこともあるでしょう。紙のままの名刺管理では保管場所のスペースがどんどん広がっていくため、困ることもあるはずです。

その点、名刺管理ソフトを導入すると、物理的なスペースは不要で、デスクスペースを圧迫させません。