I. Giới thiệu
Yêu cầu phiên bản: Lark phiên bản 7.4 trở lên.
Nếu bạn là người giám sát phòng ban và cũng là chủ sở hữu (nhóm) hoặc quản trị viên của một trò chuyện nhóm, bạn có thể thêm một quy tắc tự động hóa các hành động sau:
- Thêm tất cả thành viên của phòng ban của bạn vào nhóm trò chuyện.
- Thêm thành viên vào một nhóm trò chuyện khi họ tham gia phòng ban của bạn.
- Xóa thành viên khỏi nhóm trò chuyện khi họ rời khỏi phòng ban của bạn.
Nếu bạn giám sát nhiều phòng ban, bạn có thể thêm các quy tắc bổ sung để thành viên từ tất cả các phòng ban của bạn có thể giao tiếp với nhau trong cuộc trò chuyện nhóm.
Lưu ý: Bạn không thể thực hiện các thao tác này trong nhóm công khai hoặc nhóm bên ngoài.
II. Các bước thao tác
Thêm quy tắc
- Nhấp vào biểu tượng ··· ở góc trên bên phải của một trò chuyện nhóm và đi đến Cài đặt > Cài đặt nhóm.
250px|700px|reset
250px|700px|reset
- Trong Cài đặt nhóm, nhấp vào Người có thể tự đông tham gia nhóm này.
250px|700px|reset
- Bạn có thể thêm các quy tắc tham gia nhóm tự động:
- Đối với Phòng ban, chọn phòng ban mà bạn phụ trách. Chỉ có thể chọn một cho mỗi quy tắc.
- Đối với Loại lực lượng lao động, chọn loại lực lượng lao động cần tham gia nhóm. Hỗ trợ nhiều tùy chọn.
Lưu ý: Các loại lực lượng lao động hiển thị ở đây phụ thuộc vào cấu hình của quản trị viên của bạn trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên.
250px|700px|reset
- Nếu bạn cần chọn nhiều phòng ban, hãy nhấp vào Thêm quy tắc. Sau khi thêm phòng ban, nhấp vào Lưu > Thêm.
Lưu ý: Có thể thêm tối đa năm quy tắc, có nghĩa là thành viên từ năm phòng ban bạn giám sát có thể được thêm thành công vào trò chuyện nhóm một cách tự động.
250px|700px|reset
250px|700px|reset
Sau khi thêm thành công, tất cả các thành viên phòng ban đáp ứng quy tắc sẽ tự động tham gia trò chuyện nhóm. Ngoài ra, nhóm sẽ có một nhãn Phòng ban bên cạnh tên của nó.
Lưu ý: Thành viên phòng ban mới tiếp theo đáp ứng quy tắc sẽ tự động tham gia trò chuyện nhóm này và thành viên không còn đáp ứng quy tắc sẽ tự động được loại bỏ.
250px|700px|reset
Chỉnh sửa loại lực lượng lao động trong quy tắc tham gia nhóm tự động
Sau khi bạn thêm quy tắc tham gia nhóm tự động, bạn không thể chỉnh sửa phòng ban đã chọn. Tuy nhiên, bạn có thể chỉnh sửa loại lực lượng lao động.
- Nhấp vào biểu tượng ··· ở góc trên bên phải của trò chuyện nhóm và đi đến Cài đặt > Cài đặt nhóm > Người có thể tự động tham gia nhóm này.
- Nhấp vào biểu tượng Chỉnh sửa ở bên phải của một quy tắc. Bạn sau đó có thể xóa các loại lực lượng lao động hoặc chọn những loại mới để thêm thành viên.
250px|700px|reset
- Nhấp vào Lưu, sau đó nhấp vào Lưu một lần nữa trong cửa sổ hiện ra để xác nhận thay đổi của bạn. Thành viên phòng ban là một phần của loại lực lượng lao động mới được thêm sẽ tự động tham gia trò chuyện nhóm, thành viên phòng ban là một phần của loại lực lượng lao động đã bị xóa sẽ tự động rời khỏi trò chuyện nhóm.
250px|700px|reset
250px|700px|reset
Xóa quy tắc
- Nhấp vào biểu tượng ··· Thêm ở góc trên bên phải của trò chuyện nhóm và đi đến Cài đặt > Cài đặt nhóm > Ai có thể tự động tham gia nhóm.
- Nhấp vào biểu tượng Xóa ngay cạnh một phòng ban, và nhấp vào Xóa trong cửa sổ xác nhận.
250px|700px|reset
250px|700px|reset
Thành viên mới tham gia phòng ban sẽ không được tự động thêm vào trò chuyện nhóm. Tuy nhiên, thành viên hiện tại của phòng ban đã có mặt trong trò chuyện nhóm sẽ không bị loại bỏ tự động.
Xem ai đã tham gia và rời khỏi trò chuyện nhóm của bạn
Nhấp vào Xem lịch sử tham gia và thoát trong Cài đặt nhóm để xem ai đã tham gia và rời khỏi nhóm kể từ khi nó được tạo.
250px|700px|reset
250px|700px|reset
III. Câu hỏi thường gặp
Tại sao tôi không thể truy cập trang để tạo quy tắc tham gia nhóm?
Bạn cần đáp ứng hai điều kiện sau:
- Bạn là người giám sát phòng ban.
- Bạn là chủ nhóm hoặc quản trị viên nhóm của nhóm trò chuyện.
Tôi có thể mời thêm thành viên tham gia nhóm sau khi tạo quy tắc tham gia nhóm tự động không?
Có. Loại và phòng ban của thành viên được mời một cách thủ công không cần phải đáp ứng quy tắc tham gia nhóm tự động.
Việc thay đổi người quản lý phòng ban có ảnh hưởng đến nhóm trò chuyện mà được liên kết với phòng ban không?
Nếu người quản lý phòng ban thay đổi, nhóm trò chuyện vẫn sẽ tồn tại nhưng sẽ có những thay đổi sau:
- Người quản lý phòng ban cũ sẽ bị loại khỏi nhóm nếu họ đã rời khỏi phòng ban.
- Nếu một người quản lý phòng ban mới được bổ nhiệm, họ sẽ tự động tham gia nhóm trò chuyện và tiếp quản quyền quản lý nhóm mà người quản lý phòng ban trước đó đã có.
Những quy tắc mà được thêm thành công vào nhóm trò chuyện có bị ảnh hưởng nếu người quản lý phòng ban không còn quyền quản lý nhóm không?
Những quy tắc sẽ không bị ảnh hưởng. Thành viên mới sẽ tiếp tục tự động tham gia nhóm trò chuyện, và thành viên rời khỏi phòng ban sẽ tiếp tục bị loại khỏi nhóm trò chuyện.
Tôi có thể xem và thêm quy tắc bằng ứng dụng di động không?
Bạn có thể xem quy tắc. Tuy nhiên, bạn không thể thêm quy tắc bằng ứng dụng di động.
Để xem quy tắc, nhấn vào biểu tượng ··· Thêm ở góc trên bên phải của nhóm trò chuyện.
250px|700px|reset
Nhấn Cài đặt nhóm > Ai có thể tự động tham gia nhóm này để xem quy tắc.
250px|700px|reset
250px|700px|reset
250px|700px|reset