コミュニケーションツールは、業務の効率化やテレワークの推進に欠かせないツールです。適切な選び方と効果的な活用方法を知ることで、社内コミュニケーションの質が大幅に向上します。
しかし「コミュニケーションツールの選び方は？」「効果的な活用方法や導入時の注意点はある？」などとお悩みの方もいるのではないでしょうか？
そこで本記事では、コミュニケーションツールの基本から、効果的な活用方法や選び方、導入時の注意点までを詳しく解説します。導入事例やよくある質問にも答えていきますので、社内コミュニケーションの改善を考えている方はぜひ参考にしてください。
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コミュニケーションツールは人々が情報を共有し、相互にコミュニケーションを取るためのデジタルツールやプラットフォームです。たとえば、電子メールやビデオ会議システム、社内SNSなどが含まれます。
ビジネス環境におけるチーム間のコミュニケーションを促進し、プロジェクトの進行をスムーズにするためにもツールは不可欠です。リモートワークやグローバルなチームワークを支える基盤としても、重要な役割を果たしています。
効果的なコミュニケーションツールの導入は、業務の透明性を高めて誤解を減らし、全体的な生産性を向上することも可能です。
コミュニケーションツールの効果的な活用方法
コミュニケーションツールは以下のような活用方法があります。
業務効率化
テレワークの推進
社員同士の情報共有・コミュニケーション
それぞれ詳しく解説します。
業務効率化
コミュニケーションツールを活用することで、業務の効率化が実現可能です。たとえば、チャットツールを使用すれば、メールよりも迅速に情報を共有し、スムーズなフィードバックを獲得できます。
他にも、タスク管理機能を利用すればプロジェクトの進捗状況をリアルタイムで追跡し、チームメンバー間での認識の相違を防げます。最終的に、ミーティングの時間を短縮し、業務プロセスをスムーズに進められるでしょう。
テレワークの推進
コミュニケーションツールは、テレワークの推進において重要な役割を果たします。ビデオ会議機能を使用すれば、地理的な制約に関係なく、チームメンバーとのコミュニケーションが可能です。
導入することで、リモートワーク中のチームメンバーも会議やディスカッションに参加しやすくなり、チームの一体感を保てます。他にも、ドキュメント共有ツールを利用すれば、リモートでの共同作業も効率的に行えるでしょう。
社員同士の情報共有・コミュニケーション
コミュニケーションツールを活用することで、社員同士の情報共有とコミュニケーションが促進されます。社内SNSやチャットツールを使用すれば、日々の業務に関する情報やアイデアを気軽に共有できる点は大きなメリットです。
他にも、社員間のコミュニケーションのハードルが低くなり、よりオープンで活発な意見交換が行われるようになります。ツールを導入することで社員間の関係性を強化し、チームワークを向上させる効果も期待できるでしょう。
コミュニケーションツールの選び方
コミュニケーションツールを選ぶ際には、ツールが組織の特定のニーズや目的に合致しているかを検討することが重要です。以下に具体的な選び方をまとめます。
利用目的に合わせる
セキュリティに配慮する
コストパフォーマンスが見合っている
使いやすさを事前に確認する
必要なデバイスへの対応範囲を確認する
それぞれ詳しく解説します。
利用目的に合わせる
コミュニケーションツールを選ぶ際には、利用目的を明確にすることが大切です。企業がコミュニケーションツールを導入する主な理由は以下のとおりです。
チーム間の日常的なコミュニケーションを促進する
リモートワークをサポートする
情報共有を迅速に行う
利用目的に合わせてツールを選べば、余分なコストをかけずに済む最適なツールを見つけられます。
セキュリティに配慮する
コミュニケーションツールを利用する際には、セキュリティを考慮して選びましょう。とくに機密情報や個人情報を扱う場合、データの保護とプライバシーの確保が必要です。
セキュリティ対策がしっかりと施されているツールを選べば、情報漏えいのリスクを最小限に抑えられます。二要素認証やアクセス権限の管理といったセキュリティ機能を確認し、安全性を重視して選択することが重要です。
コストパフォーマンスが見合っている
コミュニケーションツールの選定において、コストパフォーマンスが見合っているかも選択時に必要な要素です。高価なツールが必ずしも最良とは限らず、予算内で必要な機能を提供するツールが最適な選択肢となる場合があります。
他にも、サブスクリプションベースの料金体系や追加機能のコスト、アップグレードの費用など、考慮すべきポイントはさまざまです。使用し続けることで発生するランニングコストを考慮して、最適なツールを選びましょう。
使いやすさを事前に確認する
コミュニケーションツールの使いやすさは、採用するかだけでなく社員への定着度にも関係してきます。直感的で理解しやすいインターフェースや簡単な操作性、迅速なセットアッププロセスなど、ユーザーフレンドリーな設計のツールを選ぶことが重要です。
他にも、トレーニングやサポートが提供されているかどうかも、使いやすさを左右する要因です。新しいツールを社員に定着させるためにも、使いやすさは重要といえるでしょう。
必要なデバイスへの対応範囲を確認する
選択するコミュニケーションツールは、組織内で使用されるデバイスと互換性があるか確認しましょう。PCやスマートフォン、タブレットなどのデバイスでスムーズに動作するツールを選べば、場所を選ばずにコミュニケーションを取ることが可能です。
また、異なるオペレーティングシステムに対応しているかも、注意して見るべきポイントです。対応していれば、組織内のさまざまなユーザーが同じツールを効果的に使用できるようになります。
おすすめのコミュニケーションツール10選
ここでは、おすすめのコミュニケーションツールを紹介します。ツール別に特徴と月額料金をまとめているため、ぜひ参考にしてください。
Lark（ラーク）
Lark（ラーク）は、ひとつのプラットフォームでチームのコミュニケーションを強化できるコラボレーションツールです。チャットやビデオ会議、文書作成といった多様な機能をひとつのプラットフォームで提供します。
導入することで、チームのコミュニケーションと作業効率を大幅に向上させます。リアルタイムでのデータ共有やプロジェクトの進捗管理も可能で、リモートワークや多拠点で活動するチームに最適です。
特徴
オールインワンのコミュニケーションとコラボレーションツール
チャット、ビデオ会議、文書共有など多機能をひとつのプラットフォームで提供
リアルタイムのデータ共有やプロジェクトの進捗管理が可能
月額料金
無料〜1,420円（税抜）/ユーザー（ユーザー数無制限で利用したい場合は要問合せ）
HP：https://www.larksuite.com/ja_jp
Chatwork
Chatworkは、国内で広く利用されているビジネスチャットツールです。直感的なインターフェースでチャットやビデオ通話、タスク管理などの機能を提供します。
チームメンバー間の迅速なコミュニケーションを可能にし、メールよりも効率的な情報共有が実現可能です。小規模なチームから大企業まで、幅広いビジネスシーンで活用できます。
特徴
国内利用者数が多いビジネスチャットツール
チャット、ビデオ通話、タスク管理、ファイル共有などの機能を提供
直感的なインターフェースで、シンプルな操作性が特徴
月額料金
無料〜1,440円（税抜）/ユーザー
HP：https://go.chatwork.com/ja/
Slack
Slackは、グローバルに広く利用されているコミュニケーションツールです。チャンネルベースのメッセージングシステムを採用し、チームやプロジェクトごとに情報を整理できます。
ファイル共有やビデオ通話だけでなく、多様なアプリとの連携機能を備え、チームのコミュニケーションを効率化します。主には、複数のチームや部署が関わる大規模なプロジェクトに最適です。
特徴
チームコミュニケーションを効率化するツール
チャンネルベースのメッセージングシステムで情報を整理
ファイル共有、ビデオ通話、多様なアプリとの連携機能
月額料金
無料〜1,800円（税抜）/ユーザー
HP：https://slack.com/intl/ja-jp
Trello
Trelloは直感的で扱いやすいプロジェクト管理ツールです。導入することで、タスクやプロジェクトの進捗を直感的に管理できます。
カードを使ってタスクを割り当て、期限や詳細情報を追加することも可能です。シンプルながらも強力な機能を備え、チームの生産性を向上させるのに役立ちます。
主にデザインチームやマーケティングチーム、開発チームが所属している企業や団体に適しています。
特徴
ビジュアルなプロジェクト管理ツール
カンバン方式のボードを使用し、タスクやプロジェクトの進捗を直感的に管理
カードを使ってタスクを割り当て、期限や詳細情報を追加可能
月額料金
無料〜約2,600円（税抜）/ユーザー
Microsoft Teams
Microsoft Teamsは、マイクロソフトが提供する高度なコミュニケーションツールです。共同作業スペースをひとつのプラットフォームで提供し、企業内外のコミュニケーションとコラボレーションを効率化します。
Office 365との深い統合が特徴で、文書作成やプレゼンテーション、スプレッドシートの共同編集も容易です。大規模な企業から小規模なチームまで幅広い規模の組織に適しており、セキュリティと管理の面でも高い評価を受けています。
特徴
マイクロソフトが提供するコミュニケーションツール
チャットやビデオ会議、ファイル共有をひとつのプラットフォームで提供
Office 365との深い統合が特徴
月額料金
無料〜1,560円（税抜）/ユーザー
HP：https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software
LINE WORKS
LINE WORKSは、LINEのビジネス版として提供されるコミュニケーションツールです。使い慣れたLINEのインターフェースを活用し、ビジネスシーンでのチャットやビデオ通話、ファイル共有ができます。
社内外のコミュニケーションをスムーズにし、チームの生産性を向上できます。セキュリティ面でも企業向けに強化されており、ビジネス環境で安心して使用できる点が特徴のひとつです。
特徴
LINEのビジネス版として提供されるツール
チャット、ビデオ通話、スケジュール管理などの機能
使い慣れたLINEのインターフェースを活用
月額料金
無料〜800円（税抜）/ユーザー
Asana
Asanaは、タスク管理とプロジェクト管理を中心に設計されたツールです。チームの作業を効率的に管理し、タスクの割り当てや進捗状況の追跡、期限の設定などが直感的に行えます。
ビジュアルなプロジェクトプランニング機能を備えており、チームメンバーが一目で何に取り組んでいるかを確認できます。Asanaは、複数のプロジェクトを同時に管理する必要があるチームに最適です。
特徴
タスク管理とプロジェクト管理を中心に設計されたツール
チームの作業を効率的に管理し、タスクの割り当てや進捗状況の追跡、期限の設定が直感的に行える
ビジュアルなプロジェクトプランニング機能
月額料金
無料〜3,300円（税抜）/ユーザー（ユーザー数無制限で利用したい場合は要問合せ）
Notion
Notionは、ノート取りやデータベース、プロジェクト管理など多機能をひとつのアプリで提供するコミュニケーションツールです。カスタマイズ性が高く、個人のメモからチームのプロジェクト管理まで、幅広い用途に対応します。
ドキュメント作成やタスク管理、情報の整理などがひとつの場所で行え、チームの知識共有とコラボレーションを促進します。直感的なインターフェースと柔軟な機能で、多様なビジネスニーズに応えてくれる点が特徴的です。
特徴
ノート取り、データベース、プロジェクト管理など多機能をひとつのアプリで提供
カスタマイズ性が高く、個人のメモからチームのプロジェクト管理まで対応
直感的なインターフェースと柔軟な機能で多様なビジネスニーズに応える
月額料金
無料〜約2,700円（税抜）/ユーザー（高度な管理機能とサポートをつけたい場合は要問合せ）
HP：https://www.notion.so/ja-jp
direct
directは、日本国内で開発されたビジネスチャットシステムです。現場のチカラを最大化することを目的とし、情報共有を快適にする機能を提供します。
チャットやビデオ通話、ファイル共有などの基本機能に加え、業務効率化を支援する多様な機能が備わっています。直感的な操作性と高いセキュリティで、日本のビジネス環境にも最適なツールです。
特徴
日本国内で開発されたビジネスチャットシステム
現場のチカラの最大化を目的とし、情報共有を快適にする機能を提供
直感的な操作性と高いセキュリティで、日本のビジネス環境に適した設計
月額料金
無料〜50,000円（税抜）
Backlog
Backlogは、タスク管理とプロジェクト管理を中心に設計されたツールです。業務の可視化を目的とし、チームのコミュニケーションを促進します。
シンプルな操作性と親しみやすい見た目で、開発者だけでなくデザイナーやマーケターなど、チームで働くすべての人が使用可能です。進捗管理や期限の設定などが一目で確認でき、プロジェクトが順調に進んでいるかを把握しやすくなります。
特徴
タスク管理とプロジェクト管理を中心に設計されたツール
業務の可視化を目的とし、チームのコミュニケーションを促進
シンプルな操作性と親しみやすい見た目
月額料金
2,970円〜82,500円（税抜）
コミュニケーションツール導入時の注意点
コミュニケーションツールを導入する際には、失敗しないために注意を払う必要があります。注意点をまとめると以下のとおりです。
導入目的を明確にする
運用ルールを決める
社内の教育や研修を実施する
それぞれ詳しく解説します。
導入目的を明確にする
コミュニケーションツールを活用する際、導入目的を明確にすることが非常に重要です。目的が明確であれば、どのツールが組織のニーズに最適かを判断しやすくなります。
たとえば、社内のコミュニケーションを改善することが目的であれば、使いやすいチャットツールや社内SNSが最適かもしれません。一方で、リモートワークのサポートが目的であれば、ビデオ会議やファイル共有機能を備えたツールが必要になるでしょう。
目的に応じて適切なツールを選ぶことで、導入後の効果を最大限に引き出せます。
運用ルールを決める
ツールを導入した後、運用ルールを設定することが重要です。ルールを設定すればツールの使用方法に関する混乱を防ぎ、効率的なコミュニケーションを促進できます。
たとえば、どのような情報をどこのチャンネルで共有するか、緊急時の連絡方法は何かなどを明確にすることが大切です。プライバシーの保護や情報セキュリティに関するガイドラインも、安全なコミュニケーション環境を確保するためにも必要になります。
社内の教育や研修を実施する
新しいコミュニケーションツールの導入には、社内での教育や研修が不可欠です。全員がツールを効果的に使用するためには、操作方法や機能に関するトレーニングが必要になります。
他にも、ツールの最適なコミュニケーション方法を社内で共有することも重要です。研修を通じて社員がツールの利点を理解し、スムーズに統合できるようにすることが導入の成功につながります。
コミュニケーションツールの導入事例
コミュニケーションツールを社内に導入しよう
コミュニケーションツールを社内に導入することは、組織の効率性と効果性を高めるための重要なステップです。導入することでチーム間のコミュニケーションが改善され、プロジェクトの進行がスムーズになります。
リモートワーキングやフレキシブルな働き方もサポートし、従業員の満足度と生産性の向上も期待できます。ツールの導入は組織全体のコミュニケーション文化を変革し、より生産的な職場環境を構築できるでしょう。
どのツールが最適かわからない場合、グループウェア『Lark』の導入をご検討ください。Larkはチームのコミュニケーションを強化するツールで、リモートワークを行っている企業にも最適です。
プロジェクトの進行やアイデアの共有も可能で、導入すれば社員同士のコミュニケーションを活性化させます。グループウェアの導入を検討している場合は、ぜひLarkを試してみてください。
