Dù là giao nhiệm vụ cho đồng đội trong một dự án hay hợp tác với các bên liên quan trong một lần ra mắt, các công cụ quản lý dự án đảm bảo rằng đội nhóm của bạn theo dõi các thời hạn quan trọng và hoàn thành tất cả các hộp công việc cần làm. Việc chọn công cụ phù hợp nhất cho đội nhóm của bạn có thể là một thách thức. Trong bài đăng blog này, chúng tôi sẽ thảo luận về hai nền tảng phổ biến, Lark và Trello, cùng với sự khác biệt của họ và giá trị tương ứng mà họ mang lại cho doanh nghiệp.
Tổng quát, Lark và Trello đều bao phủ lĩnh vực quản lý dự án nhưng khác biệt lớn về khả năng hiểu, chiều sâu và khả năng mở rộng. Để bắt đầu, hãy giới thiệu từng sản phẩm và đi sâu hơn vào từng nền tảng:
Đầu tiên, Trello, một trong những sản phẩm con của Atlassian, là một công cụ quản lý dự án dựa trên danh sách công việc chủ yếu dành cho nhân viên văn phòng để đáp ứng thời hạn. Trong Trello, người dùng có thể tạo ra nhiều Bảng làm việc, cho phép người dùng tạo Bảng chứa nhiều danh sách, như "to-do", "doing", hoặc "done". Mỗi danh sách bao gồm các Thẻ, nơi Thẻ đại diện cho các công việc và chứa nhiều thông tin để hoàn thành công việc, như thành viên, ngày hết hạn, mô tả, tập tin đính kèm và danh sách kiểm tra. Giao diện bảng này được tổ chức theo định dạng Kanban, nơi bạn có thể xem tất cả các thẻ được liệt kê để giúp hình dung luồng công việc.
Trello là một công cụ rất đơn giản, tập trung hoàn toàn vào quản lý dự án thông qua danh sách và bảng theo phong cách Kanban. Tuy nhiên, đối với các nhóm quản lý dự án, việc cũng cần có nhiều hơn chỉ một góc nhìn dự án để đánh giá từ nhiều góc độ là rất quan trọng. Mặc dù Trello cung cấp nhiều cách khác nhau để xem Bảng, như Chế độ xem Dòng thời gian (công việc kéo dài qua các ngày), Chế độ xem Bảng (định dạng giống bảng tính), và Chế độ xem Lịch (bao gồm cả lịch của bên thứ ba), tất cả các định dạng khác này chỉ có sẵn trong gói dịch vụ Trello Premium trả phí. Các trường tùy chỉnh cho mỗi thẻ cũng là một tính năng chỉ dành cho người dùng trả phí, vì vậy có sự linh hoạt hạn chế trong các loại dữ liệu hoặc thông tin để bao gồm trong mỗi công việc.
Hơn nữa, khi nói đến việc tổ chức công việc, Trello không có hệ thống phân loại và lọc được xây dựng đầy đủ, khiến việc tìm kiếm công việc cụ thể trong một biển Thẻ và sắp xếp chúng qua các danh mục như thời gian hoặc chủ sở hữu (nhóm) trở nên khó khăn. Do đó, cấu trúc đơn giản của Trello có thể gây khó khăn cho nhân viên tuyến đầu cần truy cập và lọc thông tin nhanh chóng. Trello cũng không phù hợp cho các nhóm lớn hơn đang tìm kiếm một công cụ quản lý dự án có thể mở rộng dễ dàng thích ứng với các dự án phức tạp.
Lark là một nền tảng hợp tác tất cả trong một cung cấp các công cụ quản lý dự án, các tính năng hợp tác và các kênh giao tiếp thân thiện với tất cả các loại người lao động - dù bạn đang làm việc sau một bàn làm việc hay ở tuyến đầu. Khi so sánh cụ thể với các công cụ quản lý dự án của Trello, các công cụ của Lark là toàn diện hơn, sâu hơn và phù hợp hơn với các đội lớn hơn, cho phép bạn dễ dàng tiêu hóa dữ liệu lớn và danh sách công việc một cách sạch sẽ. Ví dụ:
Danh sách công việc của Lark cho phép người dùng dễ dàng phân loại và tạo công việc để giao cho đồng đội. Theo một cách, nó tương tự như Không gian làm việc của Trello ở chỗ nó giúp các đội đáp ứng thời hạn và phân loại danh sách công việc theo chế độ xem Kanban. Tuy nhiên, Lark có thể xử lý nhiều công việc nặng, phức tạp hơn. Với các bộ lọc tìm kiếm tùy chỉnh và phân loại, việc tìm, tổ chức và sắp xếp qua nhiều công việc cùng một lúc trở nên dễ dàng. Thành viên đội có nhiều linh hoạt hơn trong việc bao gồm thông tin gì vào mô tả công việc và có thể tạo công việc phụ trong công việc. Công việc cũng được tích hợp một cách liền mạch vào các khu vực khác của Lark - tạo công việc trực tiếp với đồng nghiệp trong nhóm trò chuyện của bạn và nhận thông báo tin nhắn cho thời hạn sắp tới.
Lark cũng có các công cụ khác để giúp quản lý dự án sâu hơn và tổ chức dữ liệu phức tạp. Tương tự như tính năng xem Bảng trả phí của Trello, Base của Lark là một cơ sở dữ liệu dựa trên bảng mới mẻ giúp tổ chức nội dung có cấu trúc. Tính năng này lý tưởng cho các doanh nghiệp với các đội không có bàn làm việc, như cửa hàng bán lẻ, công trường xây dựng, hoặc kho hàng cần xây dựng các ứng dụng tùy chỉnh. Base không cần bất kỳ mã nào để xây dựng bảng điều khiển và có nhiều chế độ xem như Gantt, Grid và Gallery để giúp hình dung thông tin dự án theo các cách khác nhau (và chúng đều miễn phí!). Ví dụ, biểu đồ Gantt cung cấp một biểu đồ hình ảnh của dự án, cho phép quản lý dự án đưa ra quyết định thông thái và giữ dự án theo đúng lộ trình. Không có biểu đồ Gantt, việc xác định đường dẫn quan trọng có thể trở nên khó khăn, làm cho việc quản lý dự án trở nên phức tạp.
Lark giúp bạn dễ dàng cùng nhóm nảy ra ý tưởng và hình dung quy trình quản lý dự án thông qua sơ đồ tư duy hợp tác. Hơn nữa, thay vì phải tổ chức OKR của đội bạn theo định dạng cuộc sống nhiệm vụ cứng nhắc thông qua Trello, tính năng OKR của Lark được dành riêng để giúp đội của bạn quản lý và theo dõi OKR của bạn để bạn có thể đạt được mục tiêu hàng quý của mình.
Từ việc so sánh hai nền tảng, Trello chủ yếu là một công cụ quản lý dự án thông qua việc tạo danh sách công việc, và mặc dù nó cung cấp một số tính năng hợp tác, chúng khá hạn chế. Trello hoạt động tốt nhất cho các dự án đơn giản hơn với ít công việc hơn, đội nhỏ hơn và lịch trình đơn giản. Nếu dự án của bạn liên quan đến quy trình làm việc phức tạp hoặc đội lớn hơn, Trello có thể không đủ cho nhu cầu của bạn. Ngược lại, Lark có nhiều tính năng quản lý dự án rộng lớn hơn thông qua Danh sách công việc và Base, và cũng có các công cụ giao tiếp và hợp tác chính để giữ cho nhu cầu quản lý dự án của bạn di chuyển chỉ trong một nơi (tiếp tục đọc để tìm hiểu thêm về các tính năng này!).
Việc kinh doanh đòi hỏi nhiều hơn chỉ là công cụ quản lý dự án - để giao tiếp với người khác, trò chuyện, email, và đăng ký hội nghị truyền hình cũng là cần thiết. Lark và Trello cả hai đều cung cấp các gói dịch vụ giá cả khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể của các tổ chức; tuy nhiên, để có được tất cả các chức năng mà đội nhóm của bạn cần, hóa đơn thực tế bạn cần phải trả để khởi động Trello cho đội nhóm của bạn có thể lớn hơn những gì được hiển thị trên trang giá cả. Lark cung cấp các tính năng giống như Trello với một mức giá rẻ hơn.
Trên Lark, công ty của bạn không cần phải mua nhiều công cụ để đáp ứng nhu cầu tăng lên và quản lý IT có thể được đơn giản hóa chỉ với một gói dịch vụ trả phí. Tuy nhiên, đối với Trello, bạn rất có thể phải mua một nền tảng khác và dành thời gian tìm hiểu về tích hợp. Giá cả của Trello có thể đắt đỏ, đặc biệt nếu bạn cần nâng cấp lên một gói dịch vụ trả phí để có thêm tính năng. Nếu Trello là nền tảng chính của bạn, chi phí nhanh chóng tăng lên khi bạn cần hoạt động đầy đủ một công ty ngoài quản lý dự án và đáp ứng một đội nhóm lớn hơn.
Ví dụ, để có được một gói cơ bản cho một công ty 100 nhân viên, một công ty có thể cần phải trả 400% nhiều hơn nếu họ mua gói dịch vụ kinh doanh cho Trello + Airtable + Google Workspace + Slack, so với nếu họ tiếp tục với gói dịch vụ pro của Lark để vẫn có được tất cả các chức năng mà đội nhóm cần. Trong khi chi phí của mỗi nền tảng phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của tổ chức, mô hình giá cả của Lark cho những gì mỗi gói dịch vụ cung cấp làm cho nó trở thành một tùy chọn rẻ, đơn giản cho các công ty đang tìm kiếm một nền tảng cộng tác toàn diện.
80% lực lượng lao động trên thế giới làm việc mà không cần bàn làm việc; do đó, việc sử dụng một nền tảng hợp tác vừa phù hợp với di động và máy tính để bàn cho cả văn phòng trước và sau rất quan trọng. Trải nghiệm người dùng đơn giản và giao diện đóng vai trò quan trọng trong việc dễ dàng đưa đội ngũ của bạn lên tàu. Một nền tảng không trực quan có thể dẫn đến trải nghiệm khó khăn và nếu các đội không thể hòa nhập với một nền tảng hợp tác, các công ty đang lãng phí ngân sách IT của họ bằng cách mua một công cụ mà nhân viên không sử dụng.
Vì Trello chỉ là một kiểu Bảng cứng nhắc với cấu trúc danh sách cứng nhắc, giao diện có thể không phù hợp với mọi người - hệ thống Kanban có thể không phải là cách tốt nhất để quản lý tất cả các loại dự án. Cũng khó khăn để chuyển tất cả tài liệu của đội ngũ của bạn lên nền tảng này, vì kiểu Kanban không phù hợp với cấu trúc của mọi dự án. Cấu trúc không linh hoạt cũng không phù hợp cho các đội lớn - không có một hệ thống tìm kiếm và phân loại hiệu quả, người dùng sẽ phải cuộn qua một đám lớn các nhiệm vụ và Thẻ, điều này có thể gây phiền toái lớn khi làm việc trên tuyến đầu, đưa đội ngũ mới lên tàu, hoặc quản lý thông tin chi tiết như dữ liệu mua hàng từ nhà cung cấp.
Trong khi Trello chủ yếu được xây dựng cho các đội dự án nhỏ hơn và người lao động văn phòng, Lark tập trung trải nghiệm của mọi người dùng xung quanh sự hợp tác và làm cho nó dễ dàng điều hướng cho tất cả các đội. Mặc dù tất cả các tính năng được xây dựng vào một ứng dụng, mọi thứ đều có thể truy cập ngay lập tức và được hiển thị trên thanh bên trên máy tính để bàn và ở dưới cùng trên di động, làm cho người dùng dễ dàng điều hướng và hợp tác ở bất cứ đâu họ đang ở. Các đội dự án vẫn có thể tập trung dễ dàng bằng cách tạo các nhóm trò chuyện cụ thể cho dự án, nơi các dòng thời gian dự án, tài liệu, bảng, và Thêm có thể được ghim dưới dạng tab để truy cập tức thì.
Lark có giao diện người dùng sạch sẽ, cả trên máy tính để bàn và di động, làm cho nó dễ sử dụng cho cả người mới bắt đầu và người dùng nâng cao. Thiết kế của nó hiện đại và thanh lịch, làm cho nó thú vị khi làm việc với. Nó rất trực quan đến nỗi bạn có thể đưa đội ngũ của bạn lên tàu trong ít hơn một ngày!
Để làm việc hiệu quả từ bất cứ đâu, rất quan trọng khi có một nền tảng hợp tác dễ sử dụng trên cả máy tính để bàn và thiết bị di động. Ví dụ, Base của Lark là một tùy chọn tuyệt vời để quản lý dự án trong văn phòng bằng cách sử dụng các chế độ xem tùy chỉnh và quy trình làm việc tự động. Nó cũng thân thiện với di động, làm cho nó phù hợp với nhiều loại dự án và doanh nghiệp. Ví dụ, các đội làm việc trong trường thường dựa vào thiết bị di động để gửi báo cáo, đưa ra vấn đề, hoặc kiểm tra số liệu. Với chế độ xem form của Base của Lark, họ có thể dễ dàng chia sẻ thông tin này chỉ với vài lần chạm, giúp họ giữ liên lạc với đội ngũ.
Hơn nữa, Lark có các tính năng được tạo ra cụ thể để trợ giúp công việc trên thiết bị di động. Chỉnh sửa tất cả tài liệu của bạn trên điện thoại của bạn, nhập dữ liệu vào các form Base, hoặc chia sẻ tài liệu của bạn trong khi tham gia cuộc họp video thông qua thiết bị di động của bạn với Magic Share. Và khi tham gia cuộc họp, chức năng chuyển đổi giọng nói thành văn bản của Lark cũng giúp người dùng dễ dàng ghi chú và giao tiếp với đội ngũ của họ mà không cần phải gõ.
Trello cũng có ứng dụng di động cho các thiết bị iOS và Android giống như Lark, nhưng chức năng của ứng dụng di động bị hạn chế so với phiên bản máy tính để bàn. Không chỉ giao diện của Trello không hiện đại và trực quan như vậy, nhưng hệ thống bảng Kanban cũng có thể nhanh chóng trở nên lộn xộn và khó điều hướng trên màn hình nhỏ hơn. Do đó, việc nhìn thấy tất cả các chi tiết của một dự án hoặc hình dung quy trình làm việc trên di động, đặc biệt là đối với những người lao động đang ở tại các công trường và dựa vào điện thoại, trở nên khó khăn.
Ngoài ra, người dùng vẫn cần tải xuống nhiều ứng dụng khác để hoàn thành tất cả công việc trực tuyến: để tiến hành cuộc họp video, người dùng có thể cần tải xuống ứng dụng Zoom, làm cho việc ghi chú từ việc chuyển đổi giữa các ứng dụng trở nên khó khăn. Tổng cộng, ứng dụng di động của Trello là một công cụ hữu ích, nhưng có thể không phải là lựa chọn tốt nhất để quản lý các dự án phức tạp với nhiều nhiệm vụ hoặc quy trình làm việc chi tiết cho các đội rải rác.
Một phần mềm quản lý dự án toàn diện nên cung cấp nhiều hơn chỉ khả năng quản lý nhiệm vụ. Giao tiếp rõ ràng là rất quan trọng để đảm bảo rằng một dự án được hoàn thành thành công và giao kịp thời, dù là thông qua tài liệu, cuộc họp video, cuộc gọi âm thanh, hay trò chuyện. Khi nhiều nhóm làm việc từ xa hoặc từ các địa điểm khác nhau, việc có các công cụ giao tiếp như trò chuyện và hội nghị video cũng rất quan trọng để đảm bảo mọi người luôn kết nối và có thể hợp tác hiệu quả.
Mặc dù Trello tự mình định vị là mang đồng nghiệp lại với nhau, Trello có thể không phải là lựa chọn tốt nhất cho giao tiếp dự án mượt mà. Trello không có trò chuyện hoặc hội nghị video tích hợp vào nền tảng của họ và trong khi người dùng có thể để lại bình luận trên Thẻ để hợp tác về nhiệm vụ, chúng dễ dàng bị lạc trong đống danh sách. Chỉ dựa vào bình luận không đủ để đảm bảo giao tiếp toàn diện cho dự án, đặc biệt khi nó liên quan đến việc kết nối cả nhân viên tuyến đầu và nhân viên văn phòng. Do đó, bạn có thể cần mua thêm một công cụ của bên thứ ba, như Google Workspace hoặc Zoom, để tạo ra cuộc trò chuyện hiệu quả.
Tuy nhiên, Lark cung cấp chức năng trò chuyện và họp (với giá rẻ hơn!) phù hợp hơn với các nhóm cần các công cụ giao tiếp mạnh mẽ hơn. Với Lark, bạn có thể hợp tác với đội của mình bằng các tính năng như trò chuyện, hội nghị video, tài liệu, email, và lịch tất cả chỉ trong một ứng dụng. Điều này có nghĩa là bạn không phải chuyển đổi giữa nhiều công cụ để hoàn thành công việc, làm cho việc hợp tác trở nên hiệu quả hơn nhiều. Một số tính năng của Lark tăng cường giao tiếp giữa các nhóm mà Trello không bao gồm:
Lark tuân thủ các tiêu chuẩn SOC 2 & SOC 3, đã đạt được nhiều chứng chỉ về bảo mật thông tin, quản lý thông tin riêng tư, bảo mật đám mây, và bảo mật xuyên biên giới, và được lưu trữ trên Amazon Web Services (AWS). Thông tin thêm về bảo mật dữ liệu và tuân thủ của Lark có thể được tìm thấy tại Trung tâm Tin cậy Lark.
Trello cũng đã đạt được một loạt chứng chỉ tương tự:
Tóm lại, mặc dù Trello là một công cụ quản lý công việc hữu ích, nhưng nó có thể không phù hợp với nhu cầu của mọi người vì nó tập trung vào nhu cầu quản lý dự án mức bề mặt và thiếu các công cụ giao tiếp cần thiết cho sự hợp tác thành công. Tuy nhiên, Lark giúp với mọi khía cạnh của doanh nghiệp. Tính năng quản lý dự án sâu rộng của Lark, các công cụ hợp tác, mức giá phải chăng, và thân thiện với cả nhân viên tuyến đầu và nhân viên văn phòng làm cho nó trở thành một cách hiệu quả hơn để quản lý dự án và đội nhóm của bạn. Nếu bạn đang tìm kiếm một nền tảng quản lý dự án và hợp tác toàn diện, hãy kiểm tra Lark ngay hôm nay và đăng ký miễn phí.
Mục lục
