Những nhóm tại ByteDance ưa chuộng giao tiếp không đồng bộ do bản chất công việc kinh doanh của họ. Sự sáng tạo có thể xuất hiện bất cứ lúc nào, và việc ở cùng một múi giờ không phải là điều kiện bắt buộc để truyền cảm hứng và tạo động lực cho nhóm và doanh nghiệp. Hơn nữa, các thành viên trong nhóm làm việc và sống ở các nơi khác nhau trên thế giới.

Thay vì phản ứng ngay lập tức, các thành viên trong nhóm có cơ hội để xử lý thông tin và phản hồi một cách chu đáo. Trước khi lên lịch một cuộc họp, điều quan trọng là phải suy ngẫm liệu có cần thiết phải tổ chức một cuộc họp trực tiếp hay không, hoặc là cuộc thảo luận có thể được thực hiện thông qua giao tiếp không đồng bộ.

Tại ByteDance, nhiều cuộc thảo luận trước đây thường diễn ra trong các cuộc họp đã chuyển sang các kênh giao tiếp không đồng bộ một cách thành công. Sự chuyển đổi này đã tiết kiệm thời gian cho từng thành viên trong nhóm và thúc đẩy một văn hóa giao tiếp có suy nghĩ cân nhắc và tập trung.

Giải pháp? Thay vì dựa vào các bản slide hào nhoáng trong PowerPoint, hãy thử ghi lại suy nghĩ và ý tưởng của bạn dưới dạng văn bản tập trung vào thông tin. Thông qua chia sẻ tài liệu này với đồng nghiệp và sử dụng tính năng bình luận để thảo luận một cách tập trung, bạn thường có thể loại bỏ nhu cầu họp trực tiếp.

Có những trường hợp là lời nói không đủ để giải thích ý tưởng lớn của bạn. Nếu vậy, hãy cân nhắc chia sẻ suy nghĩ của bạn qua một đoạn video và bạn có thể trình bày ý tưởng trong khi chia sẻ màn hình của mình. Các nhóm thường sử dụng tính năng ghi hình màn hình trong Lark để ghi lại ý tưởng một cách trực quan và chia sẻ chúng với đồng nghiệp. Điều này cho phép người khác tiếp thu thông tin theo nhịp điệu của riêng họ và phản hồi khi họ sẵn sàng.

Phương thức giao tiếp này tôn trọng quy trình làm việc của mỗi cá nhân, đỡ mệt mỏi trong các cuộc họp và đảm bảo rằng ý tưởng được truyền đạt một cách rõ ràng và hiệu quả. Thông qua giao tiếp không đồng bộ, ByteDance đã đạt được mức độ hiệu quả và độ chính xác cao, đưa ra một ví dụ sống động cho giao tiếp doanh nghiệp hiện đại.

Những mẹo làm việc không đồng bộ khác

Từ email đến tài liệu: thêm suy nghĩ sâu sắc vào lời nói

Email không bị hỏng; tuy nhiên, chúng thường bị lạm dụng trong nhiều tình huống. Chúng ta đều đã trải qua tình huống được thêm vào một chuỗi email chứa nhiều nội dung "nghe có vẻ tốt" hơn là nội dung thực sự hữu ích, hoặc tình huống cuộn qua một chuỗi nội dung dài nhưng chỉ phát hiện ra nó đã hết hạn.

Với sự phát triển của ByteDance, Lark Docs đã thay thế email với vai trò không chỉ là phương tiện trao đổi thông tin mà còn là cách cộng tác, suy nghĩ và tương tác. Lark Docs cung cấp nhiều không gian, tùy chọn định dạng và tính năng tổ chức để biến suy nghĩ thành kế hoạch hành động, thiết kế sản phẩm hoặc danh sách các nhiệm vụ chính cho chiến dịch marketing (tiếp thị) Q4 của bạn. Tính năng bình luận cho phép trao đổi ý tưởng, trong khi lượt thích/ thả tim biểu thị sự đồng thuận và niềm cổ vũ. Ngoài ra, tài liệu đóng vai trò là nguồn thông tin đáng tin cậy và cập nhật.

Tài liệu có khả năng đáp ứng nhiều mục đích tại ByteDance. Chúng có thể được sử dụng như blog cá nhân để ghi lại suy nghĩ và ý tưởng khi làm việc, như bài giới thiệu khi tham gia vào một nhóm mới, hoặc như một bộ biên soạn của các nguồn tài nguyên và câu hỏi thường gặp hữu ích cho đồng nghiệp. Tính chất đa dụng này làm cho một tài liệu có thể có nhiều hình thức tại ByteDance, đóng vai trò như một lối làm quen, một bộ phận hỗ trợ, hoặc một hub kiến thức.