ワークフローの承認ルートは、業務の効率化とリスク管理に不可欠です。適切な承認ルートを設定することで意思決定が迅速化し、業務プロセスをスムーズに進められます。
しかし「ワークフローの承認プロセスが複雑で時間がかかる」「適切な承認ルートを設定し、業務効率を向上させたい」と悩んでいませんか？
そこで本記事では、ワークフローにおける承認ルートの重要性やパターン、課題について解説します。承認作業を迅速化するワークフローシステムの魅力や注意点もまとめているため、ぜひ参考にしてください。
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ワークフローの承認ルートは、業務プロセス内で必要な決定や承認を得るために定められた手順です。承認ルートは、申請から最終承認までの流れを示し、どのステップで誰が関与するかを明確にします。
たとえば、経費報告の承認プロセスでは最初に直属の上司が内容を確認し、次に財務部門で予算の適合性が検証されます。最後に、経営層が最終承認を行うという流れが一般的です。
最終承認までのプロセスによって業務の透明性が保たれ、各ステップでの責任が明確になります。
ワークフローにおける承認ルートの重要性
ワークフローの承認ルートの重要性は、以下の点にあります。
意思決定の迅速化と効率化
リスクの低減
ガバナンスの強化
それぞれ詳しく解説します。
意思決定の迅速化と効率化
承認ルートを明確にすることで、意思決定が迅速になり、業務の効率が大幅に向上します。適切な人が適切なタイミングで関与することで、決定に必要な時間が短縮され、プロジェクトやタスクの遅れが防げます。
結果として、組織全体の生産性が向上し、より多くの業務を短時間で処理することが可能です。プロジェクトの納期の遵守や市場の変化に迅速に対応するなど、組織の競争力を高める結果にもつながるでしょう。
リスクの低減
承認ルートを通じて、業務プロセスにおけるリスクを管理し、低減することが可能です。各承認段階での厳格なレビューと監視により、不正行為やミス、誤った決定のリスクが減少します。
とくに、財務的な決定や組織に大きな影響を与える重要な業務決定において、承認ルートは組織を保護するためにも重要です。事業にマイナスを与えないためにも、承認ルートは必要といえます。
ガバナンスの強化
承認ルートの設定は、組織のガバナンスを強化する上で重要な要素です。明確な承認プロセスは組織内の責任と権限を明確にし、各ステップでの透明性を保証します。
他にも、組織内のコミュニケーションが改善され、スタッフは自分の役割と責任をより深く理解できます。外部の監査や評価においても、強固なガバナンス構造を示すことも可能です。
ワークフローに必要な承認ルートのパターン
業務プロセスをスムーズに進行させるためには、効果的な承認ルートの設計が不可欠です。承認ルートのパターンは、業務の性質や組織の構造に応じて選択されます。
必要な承認ルートのパターンをまとめると、以下のとおりです。
直線型
並列型（合議型）
条件分岐型
指名型
それぞれ詳しく解説します。
直線型
直線型の承認ルートは、もっともシンプルで理解しやすいパターンです。直線型では、申請が一連の承認者によって順番にレビューされ、各承認者は前の人が承認した後にのみ申請を確認します。
決定プロセスが比較的単純で、各ステップでの詳細な検討が必要な場合に最適です。さらに、直線型は透明性が高く、誰がいつ承認したかを追跡しやすいという利点があります。
ただし、柔軟性に欠け、複雑な業務には不向きという点がデメリットです。
並列型（合議型）
並列型または合議型の承認ルートでは、複数の承認者が同時に申請をレビューし、それぞれが独立して承認を行います。たとえば、新規事業の立ち上げや大型案件の契約など、重要な決定や複数の部門が関与するプロジェクトに最適です。
多様な意見を取り入れられ、異なる視点からの迅速なフィードバックを獲得できます。さらに、全体的な合意形成を促進し、よりバランスの取れた決定を下す場合にも役立つでしょう。
ただし、責任の所在が曖昧になる場合もあるため、注意が必要です。
条件分岐型
条件分岐型の承認ルートは、特定の条件や基準にもとづいて異なる承認パスを取ることが特徴です。たとえば、申請額やプロジェクトの種類に応じて、承認プロセスが自動的に調整されます。
組織内のさまざまなシナリオや例外を効率的に処理し、不必要な遅延を避けられます。そのため、条件分岐型は複雑な業務ルールをもつ組織にとって有効なルートです。
ただし、設定が複雑でルートを理解するのが難しい場合もあります。
指名型
指名型の承認ルートでは、申請者が特定の承認者を直接指名できます。指名型は、特定の専門知識や権限をもつ個人の承認が必要な場合に最適です。
専門的な視点を取り入れられるため、特定の状況や要件に迅速に対応する能力を提供します。ただし、使用する際には適切な監視とガイドラインが必要になり、承認者の負担が大きくなります。
責任の所在が曖昧になる場合もあるため、利用する際には注意が必要です。
ワークフローにおける承認ルートの課題
ワークフローの承認プロセスは、組織の効率性と生産性に大きな影響を与えますが、多くの課題に直面しています。主な課題は、以下のとおりです。
承認ルートの複雑性
承認プロセスの遅延
代理人の設定と管理
それぞれ詳しく解説します。
承認ルートの複雑性
承認ルートの複雑性は、大規模な組織や多層的な決定構造をもつ組織で顕著です。複数の部門やチームが関与するプロセスでは、誰が承認権をもつのか、どの段階で承認が必要なのかを理解するまでが困難です。
複雑なプロセスは遅延や誤解を招き、結果としてプロジェクトの進行に悪影響を及ぼします。
承認プロセスの遅延
承認プロセスの遅延は、業務の効率性を著しく低下させる一因となります。承認待ちのタスクが積み上がることでプロジェクトの進行が停滞し、最終的な納期遵守が困難になることが多いです。
遅延の原因は、以下のように多岐にわたります。
不明確な承認権限
不在の承認者
コミュニケーションの不足
効率的な承認作業を進めていくためにも、何が原因なのかを早急に見つけることが大切です。
代理人の設定と管理
代理人の設定と管理は、承認者が不在の場合に業務が滞らないようにするためにも重要です。しかし、代理人の選定や権限範囲の明確化が正しく行われない場合、プロセスの混乱や不正確な決定が発生するリスクもあります。
代理人システムを効果的に運用するためには、明確なガイドラインと追跡システムが必要です。設定の構築には時間がかかるため、導入する際の大きなハードルになります。
ワークフローシステムを活用して承認業務を迅速化
承認プロセスの課題を克服し、業務を迅速化するためにも、ワークフローシステムの導入を検討しましょう。
ワークフローシステムとは？
ワークフローシステムは、業務プロセスをデジタル化し、自動化するソフトウェアの一種です。導入すれば、文書やタスクの承認がオンラインで行えるようになり、プロセスの各ステップをリアルタイムで追跡できます。
主な機能は、以下のとおりです。
承認ルートの設定
通知の自動送信
代理人の管理
上記のように、承認プロセスに関連する多くの機能を提供します。
ワークフローシステムのメリット
ワークフローシステムのメリットは、以下のとおりです。
申請・承認の手間を削減できる
決裁までのスピードが上がる
内部統制が可能になる
テレワークにも対応できる
ワークフローシステムの最大のメリットは、承認プロセスの効率化と透明性の向上です。自動化された承認ルートにより、手作業によるエラーや遅延が減少し、プロジェクトの進行がスムーズになります。
また、システム内でのすべての活動が記録されるため、内部統制も可能です。テレワークにも対応でき、ガバナンスの強化にもつながります。
ワークフローシステム導入時の注意点
ワークフローシステム『Lark』の特徴
ワークフローシステムの導入をお考えであれば『Lark（ラーク）』の導入をご検討ください。Larkは承認作業をデジタル化し、オンラインにて完結させることで企業の作業効率を大幅に向上させるワークフローシステムです。
主な特徴は、以下のとおりです。
一元管理ですべての承認を表示
モバイル端末からの操作が可能
外部システムとの連携に強い
それぞれ詳しく解説します。
一元管理ですべての承認を表示
Larkの承認システムは、企業の承認作業をオンラインで完結させることにより、作業効率を大幅に向上させます。一元管理システムでは提出者や承認者、担当者など、関係者全員が承認プロセスをスムーズに進めることが可能です。
ユーザーは承認センターを通じて、自身に関連するすべての承認を一元的に管理し、確認できます。結果、承認が必要な文書や申請を迅速に処理し、業務の効率化を図ることが可能です。
モバイル端末からの操作が可能
Larkはモバイル端末にも対応しており、外出先や移動中でも承認作業を進められます。モバイル対応機能により、時間や場所を選ばずに業務を行うことが可能となり、ビジネスの柔軟性と迅速性が向上します。
モバイル版での操作は、デスクトップ版と同様に直感的でわかりやすい仕様です。承認申請の提出や承認プロセスの確認、コメントの追加など、必要な操作をすべて行えます。
外部システムとの連携に強い
Larkの承認システムは、さまざまな外部システムとの連携に強いです。連携機能が備わっていることで、他のビジネスアプリケーションやシステムとのデータ連携を容易に行えます。
たとえば、人事・財務管理システムと連携すれば、承認が必要な申請データを自動で取り込み、承認プロセスを迅速に進めることも可能です。業務プロセスの自動化や効率化をさらに推進できるため、業務の効率化が期待できます。
ワークフローシステムを導入して承認ルートの課題を解決しよう
迅速かつ効率的な意思決定は、組織の成功に不可欠です。ワークフローシステムを使えば、承認プロセスを自動化し、すべての関連情報を一元管理できるため、必要な承認を迅速に進められます。
適切なシステムを選択して導入することで、承認ルートの課題解決につながるでしょう。
ワークフローシステム『Lark』は、ひとつのプラットフォームで複雑な承認ルートに対応できるツールです。どこからでも承認作業を行える柔軟性があり、既存のビジネスツールとの連携もできます。
導入することでよりスムーズな業務進行が実現できるため、ワークフローシステムの導入をお考えであれば、ぜひLarkを試してみてください。
