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创建日程并邀请参与者

本文阅读时长:10 分钟
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一、功能简介
你可以通过 Lark 日历创建日程,并邀请相关联系人参与该日程。
二、操作流程
  1. 创建日程
你可以通过以下 3 种方法创建日程。
方法 1:点击 Lark 客户端导航栏的 日历,在日历视图中点击右上角 创建日程,即可进入“创建日程”页面。
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方法 2:点击 Lark 客户端导航栏的 日历,在“日视图”或“周视图”中,选中某一日期下的任意某个时间段,或在“月视图”中,点击某一日期下的空白位置,即可打开日程创建弹窗,点击弹窗中的 更多选项,即可进入“创建日程”页面。
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方法 3:在单独会话中,点击右上方 查看日历 图标,或在群组中,点击右上方 群成员日历 图标,可以查看其他成员日历忙闲状态。点击空闲时段,即可创建日程。
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  1. 编辑日程详情
在“创建日程”页面中,你可以填写日程信息,如日程主题、时间、地点等,还可以为日程设置重复规则
添加日程参与者
你可以通过以下 2 种方法添加日程的参与者。
方法 1:搜索添加
在搜索框中搜索你需要邀请的联系人、群组,或成员的邮箱,点击即可添加。除组织内部成员,你还可以通过搜索外部联系人的名称、邮箱,或群组,邀请外部成员参加日程。
:邀请外部联系人后,该日程将成为外部日程,日程上会显示“外部”标签。
方法 2:批量添加
点击搜索框右侧的 + 批量添加 按钮,可查看 组织内联系人外部联系人 邮箱联系人 列表,在列表中可批量勾选对应的联系人。
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添加参与者后,你可以在右侧查看参与者的忙闲情况,点击参与者头像右侧的 图标,可隐藏或显示其忙闲状态。如果此日程对于某个成员来说不是必须参加的,你可以将其标为“可选参加”。
你还可以为参与者设置日程相关的权限,包括是否允许参与者 修改日程邀请参与者 查看参与者列表,以及是否能 创建纪要
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添加视频会议
如果创建的日程需要使用视频会议功能,可以点击视频会议选项右侧的下拉按钮。系统将默认添加 Lark 视频会议。如需使用其他的视频功能,可以在下拉菜单中选择 其他视频会议,并输入视频会议的链接地址。
:如需添加 Zoom 会议,请参考在 Lark 日历上创建 Zoom 会议
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添加会议室
如果想为此日程预定线下的会议室,你可以点击 添加会议室 进行预定。
:企业管理员在管理后台添加会议室后,企业成员才可以进行预定。
添加会议纪要、日程描述或附件
如需为日程创建纪要,或有相关的资料想与参会人共享,可以点击各自模块添加内容。
:添加附件时,总上传文件大小不可超过 25 MB。
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  1. 保存日程
完成日程详情的编辑后,点击 保存 按钮,在弹窗中点击 确定,参与者将收到日程邀请。
你可以回到日历视图,点击已创建的日程,在日程详情中查看参与者的接受情况。若需要及时了解谁拒绝了邀请,可以在 Lark 客户端点击头像图标,点击 设置 > 日历,勾选 他人拒绝我的日程邀请时通知我。当有人拒绝时,你会收到日历助手的消息通知。
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三、常见问题
问:一个日程最多允许多少人参与?
答:目前单个日程的参与人数上限是 5,000 人。
问:不想接到已经拒绝的日程提醒,应该怎么做?
答:在 Lark 客户端点击左上角头像,在菜单中点击 设置 > 日历,勾选 已拒绝的日程不提醒我
问:我已将所有日程都设置为不提醒,为什么还是会收到日程提醒?
答:关闭提醒设置只影响设置后创建的日程,设置之前创建的日程还是会推送提醒。
问:在什么情况下,可以将参与者标记为“可选参加”?
答:如果一个日程对某些成员来说不是必须参加的,日程的组织者就可以在邀请该成员时,将其标记为“可选参加”。标记后,该成员将在日程邀请通知中显示为“可选参加”,成员也可以依此判断是否需要参加日程。
:仅支持在桌面端进行操作。
问:在桌面端如何更改日程时间?
答:点击日程块,点击日程卡片中的 编辑日程 图标,即可更改日程时间。你也可以在日历界面中拖拉日程块来调整时间,调整完成后点击 确定 即可。
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问:日程默认创建在我的同名日历上,我可以更改默认日历吗?
答:暂不支持,你可以主动选择将日程创建在哪个日历上:
  • 在日历视图中,在左侧“我管理的”日历中选中目标日历,再进行创建日程。
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  • 在日程编辑页中选择目标日历。
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问:如何让被邀请人也能添加日程描述信息?
答:日程创建人可设置参与者权限,当参与者权限为 修改日程 时,日程参与者可以修改日程描述。
问:被邀请人为什么无法添加会议室?
答:请被邀请人检查是否是在自己的日历上进行操作,需在 日历 > 我管理的 勾选自己的同名日历。
问:我是日程组织者,为什么在日程卡片上只有退出日程的按钮,没有删除日程的按钮?
答:请检查你是否在创建日程的日历上进行操作,需在 日历 > 我管理的 勾选创建日程的日历,才能进行删除日程的操作。
问:删除某个日程后,该日程关联的会议链接会失效吗?
答:
  • 普通非重复性日程
  • 若删除日程时,该会议处在“未发起”状态(即会议不在进行中):删除日程后,该日程的会议链接及会议 ID 会立即失效,参会人将无法加入会议。
  • 若删除日程时,该会议正在进行中:删除日程后,该场会议仍将继续进行,参会人仍可通过该日程的会议链接及会议 ID 加入会议。当该场会议结束后,该日程的会议链接及会议 ID 会立即失效,参会人无法再加入会议。
  • 重复性日程
  • 若只删除重复性日程中的某次或某几次日程,该重复性日程的会议链接及会议 ID 不会失效。
  • 若删除重复性日程的“所有日程”:
  • 当会议处在“未发起”状态(即会议不在进行中):选择删除“所有日程”后,该重复性日程的会议链接及会议 ID 会立即失效,参会人将无法加入会议。
  • 当会议正在进行中:选择删除“所有日程”后,该场会议仍将继续进行,参会人仍可通过该重复性日程的会议链接及会议 ID 加入会议。当该场会议结束后,该重复性日程的会议链接及会议 ID 会立即失效,参会人无法再加入会议。
问:保存日程失败,提示创建日程信息不符合用户协议,怎么办?
答:请参考以下步骤排查问题:
  • 检查日历权限设置,确保你有权在该日历下创建日程。
  • 确保日程内容不包含敏感信息或违反用户协议的内容。
  • 如果问题依旧,请联系管理员获取帮助,你可以通过以下方式找到管理员:
  • 询问企业内成员,如 IT 部门工作人员、上级领导等,找到管理员。
  • 在桌面端打开 Lark 管理后台,可以在引导页上看到管理员信息。
问:日程邀请是否可以只发送给一部分参与者?
答:不支持。日程邀请的设置面向所有日程参与者。
作者Lark 帮助中心
最后更新于2024-12-09
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