I. Giới thiệu
Để bắt đầu sử dụng Phòng Lark, bạn cần thêm thông tin phòng họp vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên và triển khai phần cứng cần thiết.
Một khi đã hoàn thành, bạn có thể cấu hình cài đặt Phòng để đáp ứng yêu cầu của tổ chức.
II. Tìm hiểu về Bảng điều khiển dành cho quản trị viên
Khu vực Phòng họp có hai phần—Quản lý Phòng và Thiết bị & Hoạt động.
Quản lý Phòng
Quản trị viên có thể thêm, quản lý và xóa phòng họp trên trang này.
250px|700px|reset
- Hệ thống phòng họp. Tại đây, bạn có thể tìm thấy tất cả phòng họp của mình và các "lớp" mà chúng được tổ chức.
- Danh sách Phòng họp. Xem các phòng của tổ chức và một số thông tin quan trọng, như sức chứa, tiện nghi và trạng thái.
- Thêm phòng họp. Sử dụng nút này để thêm một phòng.
- Nhập/ Cập nhật. Tại đây bạn có thể tạo nhiều phòng cùng một lúc hoặc thay đổi thông tin của nhiều phòng.
- Xuất. Bạn có thể xuất dữ liệu liên quan đến một hoặc nhiều phòng. Điều này có thể là thông tin cơ bản về các phòng, như tên và sức chứa hoặc thông tin chi tiết hơn như lịch sử đặt phòng của chúng.
Thiết bị & Hoạt động
Phần này được chia thành ba trang. Bạn có thể sử dụng phần này để quản lý các thiết bị được sử dụng trong mỗi phòng họp.
250px|700px|reset
- Danh sách Thiết bị: Bạn có thể xem thiết bị phòng họp và tạo nhiệm vụ, như nâng cấp thiết bị, hạ cấp hoặc khởi động lại.
- Nhiệm vụ Theo thời gian: Bạn có thể xem và chỉnh sửa nhiệm vụ bảo dưỡng theo lịch trình.
- Ghi chép O&M: Bạn có thể xem các nhiệm vụ hoạt động và bảo dưỡng đang diễn ra, đã hoàn thành và đã hủy.
III. Thiết lập Phòng Lark
Thêm phòng vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên
Bước đầu tiên là thêm phòng vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên. Đi đến Phòng họp > Quản lý phòng để thêm phòng họp của tổ chức của bạn.
Phòng họp của bạn sẽ được sắp xếp theo một loạt các lớp và lớp con. Bạn sẽ cần tạo một cấu trúc của các lớp này để tổ chức các phòng.
Lớp đầu tiên của bạn sẽ tự động được xác định là tên của người thuê. Dưới lớp "cấp 1", bạn sẽ thêm một hoặc nhiều lớp con, mà lần lượt có các lớp con. Thông thường, việc tạo mỗi lớp con cụ thể hơn lớp trước đó là một ý tưởng tốt. Ví dụ, nếu lớp con đầu tiên của bạn (cấp 2) mô tả một thành phố, thì lớp con thứ hai (cấp 3) có thể được đặt là một tòa nhà cụ thể trong thành phố đó.
Phòng họp cá nhân có thể được thêm vào các lớp con ở "cấp 5" hoặc cao hơn. Bạn có thể thêm phòng họp từng cái một hoặc nhập hàng loạt nhiều phòng cùng một lúc.
250px|700px|reset
Phân quyền triển khai
Quyền triển khai là cần thiết cho quản trị viên hoặc thành viên để liên kết một thiết bị với một trong những phòng đã được thêm vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên ở bước trước. Quá trình liên kết thiết bị sẽ được giải thích sau trong bài viết này.
Nếu bạn là một siêu quản trị viên hoặc một quản trị viên với quyền Phòng họp, bạn sẽ tự động có quyền triển khai và bạn sẽ có thể gán quyền này cho các thành viên khác.
Quyền triển khai có thể được gán trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên > Phòng họp > Quản lý phòng. Nhấp vào biểu tượng ··· Thêm > Cài đặt bên cạnh một lớp để đặt quyền triển khai của nó. Để đặt quyền cho một phòng, nhấp vào biểu tượng ··· Thêm bên cạnh tên của nó và sau đó Chi tiết.
250px|700px|reset
Triển khai thiết bị
Để sử dụng Phòng Lark, hãy đảm bảo phòng họp của bạn được trang bị:
- Một host (máy chủ) (được kết nối với internet)
- Một màn hình, một máy tính bảng, một loa và một micrô
Tải xuống và cài đặt ứng dụng Phòng Lark trên host (máy chủ) và tải xuống ứng dụng Bộ điều khiển Phòng Lark hoặc Màn hình hiển thị Phòng Lark trên máy tính bảng.
Lưu ý: Hãy chắc chắn rằng bạn đã cài đặt Phòng Lark và phiên bản điều khiển 6.0 trở lên.
Kết hợp với phòng
Mở ứng dụng Phòng Lark trên host (máy chủ). Sử dụng ứng dụng di động Lark để quét Mã QR trên màn hình.
Nếu bạn có quyền triển khai, bạn sẽ có thể chọn phòng họp nào đã được Thêm thành công vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên mà host (máy chủ) thuộc về.
250px|700px|reset
250px|700px|reset
Ghép nối Bộ điều khiển/Màn hình hiển thị
Mở ứng dụng Bộ điều khiển Phòng Lark hoặc ứng dụng Màn hình hiển thị trên máy tính bảng. Nhập mã ghép nối được hiển thị trên màn hình phòng họp.
250px|700px|reset
Ủy quyền cho thiết bị
Bước cuối cùng là ủy quyền cho thiết bị trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên.
Đi đến trang Thiết bị & Hoạt động, tìm thiết bị và nhấp vào Ủy quyền. Bạn sẽ phải chọn giấy phép Phòng Lark nào mà thiết bị sẽ sử dụng.
250px|700px|reset
250px|700px|reset
IV. Quản lý phòng họp
Bạn có thể tinh chỉnh cài đặt phòng họp của mình để kiểm soát cách thành viên sử dụng chúng.
- Định cấu hình giới hạn thời gian đặt chỗ: Định cấu hình khi nào phòng họp có thể được đặt chỗ, mỗi lần đặt chỗ có thể kéo dài bao lâu và có thể đặt chỗ trước bao lâu
- Giới hạn ai có thể đặt chỗ phòng: Giới hạn phạm vi đặt chỗ phòng họp, vì vậy chỉ có một số thành viên nhất định mới có thể đặt chỗ
- Thiết lập phê duyệt cho việc đặt phòng: Bạn có thể thiết lập yêu cầu phê duyệt cho một số phòng họp nhất định. Khi các thành viên trong nhóm cố gắng đặt những phòng này, họ phải thực hiện yêu cầu phê duyệt. Phòng chỉ được đặt trước nếu yêu cầu được chấp thuận
- Vô hiệu hóa phòng họp: Bạn có thể vô hiệu hóa một phòng họp để nó không thể được đặt trước. Thời gian, lý do và người liên hệ có thể được chỉ định
Bạn cũng có thể tùy chỉnh cách thiết bị Phòng Lark của bạn trông như thế nào, thông tin mà chúng hiển thị và liệu thành viên có thể sử dụng các thiết bị để điểm danh hoặc kết thúc Sự kiện.
250px|700px|reset
VI. Tìm hiểu thêm
Bây giờ bạn đã biết cơ bản về việc triển khai và quản lý Phòng Lark
- Để hướng dẫn chi tiết về quá trình triển khai, xem Triển khai Phòng Lark và Thiết lập Màn hình hiển thị Phòng Lark
- Để tìm hiểu thêm về việc sử dụng Phòng Lark để tổ chức cuộc họp, xem Bắt đầu với Phòng Lark cho người dùng